نتائج الجرد

قد تكشف نتائج الجرد الفعلي للمخزون عن أحد احتمالين هما العجز أو الزيادة في الرصيد الفعلي للمخزون عن الأرصدة الدفترية، كما توضحها سجلات المخازن، وهنا يكون التساؤل حول كيفية التصرف في العجز والزيادة. وبداية يمكننا القول إنه لابد من وجود فروق نتيجة الجرد، كلما قام به أفراد مختلفون أو كلما استخدمت أدوات ووسائل قياس مختلفة، مثال ذلك استخدام عصا لقياس كمية الوقود أو الزيوت وغيرها من المواد الموجودة في براميل أو خزانات معينة أو في حفر تحت الأرض، وتقدير كميات مواد البناء من رمل وخلافه بمجرد النظر وذلك من الحالات التي قد يترتب عليها وجود فروق بين الأرصدة الفعلية والأرصدة الدفترية.

وبصفة عامة فإنه يفضل عدم تقرير وجود عجز أو زيادة في الجرد قبل الرجوع إلى أمناء المخازن وذلك الثلاثة أسباب رئيسة هي:

1. قد يخطئ القائم بالجرد في تمييز الأصناف، ومن ثم يجب إعطاء أمين المخزن الفرصة لتصحيح ذلك لأنه أكثر الناس معرفة بالأصناف المخزنة.
2. قد يكون الصنف مخزوناٌ في أكثر من مكان أو جهة، ولم يتناول الجرد الكميات الموجودة ببعض هذه الأماكن أو الجهات، وهو الأمر الذي يمكن تداركه من سؤال أمين المخزن.
3. إن إظهار الفروق بين الأرصدة الفعلية والأرصدة الدفترية يعتبر بمثابة اتهام أو طعن في أمانة ونزاهة أمين المخزن. ومن ثم يجب إعطاؤه الفرصة لإبداء وجهة نظره قبل تقرير العجز أو الزيادة.

في حالة الاتفاق بين القائم بالجرد وأمين المخزن على وجود فروق بين الأرصدة الفعلية والأرصدة الدفترية فإن الأمر يتوقف على طبيعة هذه الفروق وذلك على النحو التالي :

بالنسبة للفروق البسيطة أو المحدودة فإن هذه الفروق قد تكون مقبولة نتيجة لطبيعة الصنف نفسه أو طريقة صرفه، مثال ذلك حالات الانسكاب أو التسرب والتبخر أو الصرف بكميات صغيرة متكررة وغير دقيقة من كميات كبيرة من الصنف. ومثل هذه الأسباب وما يشابها غالباٌ ما تكون كافية لتبرير وجود فروق بين الأرصدة الفعلية والدفترية للصنف.

أما إذا كانت الفروق كبيرة فإن الأمر يستلزم دراسة هذه الفروق وتحليل أسبابها حسب كل حالة على حدة. ويمكن الاسترشاد بالإجراءات التالية في التعرف على مصادر هذه الفروق:

1. مراجعة سجلات مراقبة المخزون مع سجلات المخازن منذ تاريخ آخر جرد للتأكد من عدم وجود خطأ حسابي أو تكرار لقيد الصنف.
2. التأكد من عدم وجود خطأ في استخدام وحدات قياس أو صرف الكميات المختلفة من الصنف (كيلو ولتر مثلا).
3. مراجعة المستندات المخزنية لحركات التداول الكبيرة من الصنف سواء كان تسلماٌ أو صرفاٌ ، حيث قد يؤدى عدم تسجيل إحدى هذه الحركات إلى حدوث الفرق الملحوظ .
4. فحص المخزون المجاور للصنف الذي يوجد به الفرق للتأكد من عدم تداخل الأصناف مع بعضها البعض أثناء عمليات التسلم والصرف بسبب التشابه.
5. إذا لم تكشف الإجراءات السابقة عن أسباب الفروق الموجودة فإن الإجراءات إلى يتمثل في مراجعة مستندات الصنف كافة منذ آخر جرد، مع مراجعة نتيجة آخر جرد للتأكد من عدم وجود فرق فيه، فربما كان الفرق في الجرد السابق بالزيادة مثلا يوازي العجز في الجرد الحالى أو العكس.
6. الرجوع إلى جهات الاستخدام المختلفة بالمنشأة للتأكد من عدم حدوث تسلم أو صرف أو ارتجاع أو تحويل لكميات معينة من الصنف دون مستند معتمد وخاصة أن بعض تلك العمليات قد يتم في غير أوقات العمل الرسمي بسبب حالات الطوارئ.
7. الرجوع إلى أمين المخزن لإيضاح أسباب الفروق أو محاولة تبريرها.
8. إذا لم تفلح الإجراءات السابقة بالترتيبات نفسها الواردة به في الكشف عن أسباب الاختلاف بين الأرصدة الفعلية والدفترية ، تتم مراجعة أعمال الجرد بواسطة لجنة أخرى أو مستوى أعلى من القائمين به.
9. في حالة الشك في حدوث سرقة أو اختلاس يتم التحفظ على السجلات والمستندات المستخدمة تمهيداٌ لاتخاذ الإجراءات القانونية في هذا الشأن.
10. بعد التحقق من الفرق وتأكد وجوده يتم ضبط سجلات المخزن بتسوية هذا الفرق محاسبياٌ واعتماد نتيجة التسوية من السلطات المختصة.