أنواع الجرد

أنواع الجرد للمخزون :يمكن تقسيم جرد المخزون إلى خمسة أنواع رئيسة وفقاٌ لمعيارين هما :

1. درجة مطابقة الأرصدة.
2. توقيت إجراء الجرد.

بالنسبة لدرجة مطابقة الأرصدة يمكننا التمييز بين نوعين من الجرد يعرف النوع الأول منهما باسم الجرد الدفتري، ويشار إلى النوع الثاني بالجرد الفعلي.

أما بالنسبة لتقسيم الجرد حسب الوقت الذي يجرى فيه، فإنه يمكننا التمييز بين ثلاثة أنواع رئيسة هي الجرد الدوري والجرد المستمر والجرد المفاجئ.

الجرد الدفتري

ويقصد به مجموعة الإجراءات التي تتناول مراجعة أرصدة المخزون من واقع السجلات والمستندات الموجودة في قسم مراقبة المخزون مع مثيلاتها في سجلات المخازن أو المستودعات التابعة للمنشأة، وذلك بهدف التأكد من مطابقتهما أو اكتشاف الانحرافات فيما بينها نتيجة الخطأ في القيد أو التسجيل أو الارتباك في الدورة المستندية وغيرها من الأسباب

الجرد الفعلي

فيقصد به الحصر المباشر للمخزون من الأصناف المختلفة الموجودة بالمخازن في وقت محدد، وقد يأتي الجرد الفعلي بعد الجرد الدفتري بمعنى أن القائم بالجرد يقوم بالاطلاع على الرصيد الدفتري لكل صنف من الأصناف المخزونة، كما هو موضح ببطاقات هذه الأصناف أو السجلات الخاصة بتداولها ، ثم يلي ذلك عملية رصد أو حصر فعلي للكميات الموجودة بالأرفف وغيرها من أماكن تخزين هذه الأصناف. وقد تجدر الإشارة في هذا المجال إلى أن الجرد الدفتري لأرصدة المخزون لا يغني عن الجرد الفعلي لهذه الأرصدة ، ويرجع السبب في ذلك إلى أن الجرد الفعلي يفيد في تحقيق عدة أغراض كثيراٌ ما يفشل الجرد الدفتري في التعرف عليها. وبعبارة أخرى فإن هناك عدداٌ من الأخطاء أو الانحرافات التي قد يتعرض لها المخزون، ولا يمكن الكشف عنها إلا من خلال الجرد الفعلي.

ومن أمثلة هذه الأخطاء ما يلي:

1. أخطاء القيد والتسجيل في سجلات المخازن، وما قد يتبعها من أخطاء حسابية، فرغم أن مثل هذه الأخطاء يمكن تصحيحها محاسبياٌ وضبطها حسابياٌ في سجلات المخازن فإن الأمر قد لا يكون كذلك من الناحية الفعلية.
2. أخطاء ناتجة عن عمليات العد والوزن أو القياس عند إتمام عمليات الصرف أو التسلم سواء كانت تلك الأخطاء موجبة (زيادة) أو سالبة (نقص).
3. الأخطاء الناتجة عن عدم التمييز الدقيق للأصناف وصرف بعضها مكان البعض الآخر، وهو الأمر الذي يترتب عليه زيادة ونقص الأرصدة الفعلية لبعض الأصناف عن أرصدتها الدفترية.
4. الأخطاء الناتجة عن تسلم أو صرف بعض الأصناف أو الكميات دون مستندات معتمدة من جهات الاختصاص أو دون قيد حركة تلك الأصناف في السجلات رغم توافر مستنداتها.
5. الانحرافات بين الأرصدة الفعلية والأرصدة الدفترية نتيجة لطبيعة بعض الأصناف المخزونة من تعرضها للتلف أو الانكماش أو نقص الوزن بالإضافة إلى الانحرافات الأخرى التي تحدث نتيجة السرقة أو الضياع والحريق وغيرها.

الجرد الدوري

ويقصد به الحصر الشامل لجميع الأصناف الموجودة في المخازن في تاريخ معين وعادة ما يكون هذا التاريخ هو نهاية السنة المالية للمنشأة وغالباٌ ما يستغرق هذا الجرد فترة تتراوح بين أسبوع أو أسبوعين تتوقف خلالها جميع عمليات الصرف والتسلم في المخازن وذلك ضماناٌ لدقة الجرد وعدم إرباك العمل. ويناسب أسلوب الجرد الدوري المخازن الصغيرة ومتوسطة الحجم أو تلك التي تحتوي على عدد محدود من الأصناف، وذلك نتيجة ما يتطلبه القيام بهذا الجرد من وقت طويل نسبياٌ وما يستلزمه من جهود وخبرات في تقييم الأصناف المخزونة وتحليل أسباب الفروق بين الأرصدة الدفترية والفعلية إن وجدت.

الجرد المستمر

ويتم هذا النوع من الجرد على مدار السنة طبقاٌ لبرنامج زمني محدد للمجموعات المختلفة من الأصناف المخزونة، على أن يراعى الانتهاء من جرد جميع الأصناف مع قرب انتهاء السنة المالية للمنشأة. ويمتاز هذا الأسلوب في الجرد عن الجرد الدوري في أنه لا يتطلب إيقاف العمل بالمخازن أثناء الجرد، حيث يمكن اختيار أوقات الركود على الطلب من بعض الأصناف لجردها. وغالباٌ ما تكون هناك فسحة من الوقت أمام القائم بالجرد لمراجعة أرصدة المخزون أكثر من مرة إن اقتضى الأمر مما يزيد من احتمالات دقة النتائج والتعرف على أسباب الانحرافات.

الجرد المفاجئ

وقد يعرف أحياناٌ باسم الجرد غير المعلن عنه، وغالبا ما يكون الهدف من هذا النوع من أنواع الجرد التفتيش أو الرقابة المباشرة على حركة الأصناف المخزونة، وقد يقوم به مدير المواد أو رجال الإدارة العليا على عينة من المواد يتم اختيارها عشوائياٌ من بين الأصناف الأكثر أهمية في المنشأة، أو تلك التي تكون أكثر عرضة للتلاعب وذلك بهدف التأكد من سلامة عمليات الصرف والتسلم والقيد في سجلات المخازن ولا يوجد وقت محدد لإجراء هذا النوع من الجرد ، بمعنى أنه قد يتم قبل أو أثناء أو بعد الجرد الشامل سواء كان دورياٌ أو مستمراٌ.