أنواع الجرد للمخزون: الدفتري والفعلـي والدوري والمستمر والمفاجئ
شاهد فى الموضوع
أنواع الجرد للمخزون :يمكن تقسيم جرد المخزون إلى خمسة أنواع رئيسة وفقاٌ لمعيارين هما :
- درجة مطابقة الأرصدة.
- توقيت إجراء الجرد.
بالنسبة لدرجة مطابقة الأرصدة يمكننا التمييز بين نوعين من الجرد يعرف النوع الأول منهما باسم الجرد الدفتري، ويشار إلى النوع الثاني بالجرد الفعلي.
أما بالنسبة لتقسيم الجرد حسب الوقت الذي يجرى فيه، فإنه يمكننا التمييز بين ثلاثة أنواع رئيسة هي الجرد الدوري والجرد المستمر والجرد المفاجئ.
ما هي أنواع الجرد للمخزون؟
تنقسم إلى:
- الجرد الدفتري
- الجرد الفعلي
- الجرد الدوري
- الجرد المستمر
- الجرد المفاجئ
الجرد الدفتري
ويقصد به مجموعة الإجراءات التي تتناول مراجعة أرصدة المخزون من واقع السجلات والمستندات الموجودة في قسم مراقبة المخزون مع مثيلاتها في سجلات المخازن أو المستودعات التابعة للمنشأة، وذلك بهدف التأكد من مطابقتهما أو اكتشاف الانحرافات فيما بينها نتيجة الخطأ في القيد أو التسجيل أو الارتباك في الدورة المستندية وغيرها من الأسباب
الجرد الفعلي
فيقصد به الحصر المباشر للمخزون من الأصناف المختلفة الموجودة بالمخازن في وقت محدد، وقد يأتي الجرد الفعلي بعد الجرد الدفتري بمعنى أن القائم بالجرد يقوم بالاطلاع على الرصيد الدفتري لكل صنف من الأصناف المخزونة، كما هو موضح ببطاقات هذه الأصناف أو السجلات الخاصة بتداولها ، ثم يلي ذلك عملية رصد أو حصر فعلي للكميات الموجودة بالأرفف وغيرها من أماكن تخزين هذه الأصناف. وقد تجدر الإشارة في هذا المجال إلى أن الجرد الدفتري لأرصدة المخزون لا يغني عن الجرد الفعلي لهذه الأرصدة ، ويرجع السبب في ذلك إلى أن الجرد الفعلي يفيد في تحقيق عدة أغراض كثيراٌ ما يفشل الجرد الدفتري في التعرف عليها. وبعبارة أخرى فإن هناك عدداٌ من الأخطاء أو الانحرافات التي قد يتعرض لها المخزون، ولا يمكن الكشف عنها إلا من خلال الجرد الفعلي.
ومن أمثلة هذه الأخطاء ما يلي:
- أخطاء القيد والتسجيل في سجلات المخازن، وما قد يتبعها من أخطاء حسابية، فرغم أن مثل هذه الأخطاء يمكن تصحيحها محاسبياٌ وضبطها حسابياٌ في سجلات المخازن فإن الأمر قد لا يكون كذلك من الناحية الفعلية.
- أخطاء ناتجة عن عمليات العد والوزن أو القياس عند إتمام عمليات الصرف أو التسلم سواء كانت تلك الأخطاء موجبة (زيادة) أو سالبة (نقص).
- الأخطاء الناتجة عن عدم التمييز الدقيق للأصناف وصرف بعضها مكان البعض الآخر، وهو الأمر الذي يترتب عليه زيادة ونقص الأرصدة الفعلية لبعض الأصناف عن أرصدتها الدفترية.
- الأخطاء الناتجة عن تسلم أو صرف بعض الأصناف أو الكميات دون مستندات معتمدة من جهات الاختصاص أو دون قيد حركة تلك الأصناف في السجلات رغم توافر مستنداتها.
- الانحرافات بين الأرصدة الفعلية والأرصدة الدفترية نتيجة لطبيعة بعض الأصناف المخزونة من تعرضها للتلف أو الانكماش أو نقص الوزن بالإضافة إلى الانحرافات الأخرى التي تحدث نتيجة السرقة أو الضياع والحريق وغيرها.
الجرد الدوري
ويقصد به الحصر الشامل لجميع الأصناف الموجودة في المخازن في تاريخ معين وعادة ما يكون هذا التاريخ هو نهاية السنة المالية للمنشأة وغالباٌ ما يستغرق هذا الجرد فترة تتراوح بين أسبوع أو أسبوعين تتوقف خلالها جميع عمليات الصرف والتسلم في المخازن وذلك ضماناٌ لدقة الجرد وعدم إرباك العمل. ويناسب أسلوب الجرد الدوري المخازن الصغيرة ومتوسطة الحجم أو تلك التي تحتوي على عدد محدود من الأصناف، وذلك نتيجة ما يتطلبه القيام بهذا الجرد من وقت طويل نسبياٌ وما يستلزمه من جهود وخبرات في تقييم الأصناف المخزونة وتحليل أسباب الفروق بين الأرصدة الدفترية والفعلية إن وجدت.
الجرد المستمر
ويتم هذا النوع من الجرد على مدار السنة طبقاٌ لبرنامج زمني محدد للمجموعات المختلفة من الأصناف المخزونة، على أن يراعى الانتهاء من جرد جميع الأصناف مع قرب انتهاء السنة المالية للمنشأة. ويمتاز هذا الأسلوب في الجرد عن الجرد الدوري في أنه لا يتطلب إيقاف العمل بالمخازن أثناء الجرد، حيث يمكن اختيار أوقات الركود على الطلب من بعض الأصناف لجردها. وغالباٌ ما تكون هناك فسحة من الوقت أمام القائم بالجرد لمراجعة أرصدة المخزون أكثر من مرة إن اقتضى الأمر مما يزيد من احتمالات دقة النتائج والتعرف على أسباب الانحرافات.
الجرد المفاجئ
وقد يعرف أحياناٌ باسم الجرد غير المعلن عنه، وغالبا ما يكون الهدف من هذا النوع من أنواع الجرد التفتيش أو الرقابة المباشرة على حركة الأصناف المخزونة، وقد يقوم به مدير المواد أو رجال الإدارة العليا على عينة من المواد يتم اختيارها عشوائياٌ من بين الأصناف الأكثر أهمية في المنشأة، أو تلك التي تكون أكثر عرضة للتلاعب وذلك بهدف التأكد من سلامة عمليات الصرف والتسلم والقيد في سجلات المخازن ولا يوجد وقت محدد لإجراء هذا النوع من الجرد ، بمعنى أنه قد يتم قبل أو أثناء أو بعد الجرد الشامل سواء كان دورياٌ أو مستمراٌ.
الأسئلة الشائعة حول أنواع الجرد للمخزون
1- ما هو الفرق بين الجرد الدفتري والجرد الفعلي؟
الجرد الدفتري هو مراجعة الأرصدة من واقع السجلات والمستندات المحاسبية فقط، بينما الجرد الفعلي هو الحصر اليدوي المباشر للكميات الموجودة فعلياً على الأرفف. الجرد الدفتري لا يكفي لوحده لأنه لا يكشف السرقة أو التلف أو أخطاء العد، لذلك يجب دائماً إجراء الجرد الفعلي للمطابقة.
2- ما الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟
الجرد الدوري يتم بشكل شامل في تاريخ محدد (غالباً نهاية السنة المالية) ويتطلب إيقاف عمليات الصرف والتسلم. أما الجرد المستمر فيتم على مدار السنة حسب برنامج زمني، ولا يوقف العمليات، ويعتمد على تحديث فوري للأرصدة (خاصة مع استخدام البرمجيات والباركود). الجرد المستمر أدق وأكثر ملاءمة للمخازن الكبيرة.
3- متى يُستخدم الجرد المفاجئ وما هدفه؟
يُستخدم الجرد المفاجئ (أو غير المعلن) لأغراض الرقابة الداخلية والتفتيش. يقوم به مدير المواد أو الإدارة العليا على عينة عشوائية من الأصناف الهامة أو المعرضة للتلاعب، ويمكن إجراؤه في أي وقت دون إخطار مسبق لكشف السرقات أو المخالفات.
4- هل يمكن الاعتماد على الجرد الدفتري فقط دون الفعلي؟
لا، الجرد الدفتري لا يغني عن الجرد الفعلي. هناك العديد من الأخطاء (مثل السرقة، التلف، أخطاء الوزن، أو الصرف بدون مستندات) لا تظهر إلا من خلال الحصر الفعلي المباشر.
5- أيهما أفضل: الجرد الدوري أم المستمر؟
يعتمد على حجم المنشأة. الجرد الدوري مناسب للمخازن الصغيرة والمتوسطة لأنه أقل تكلفة، بينما الجرد المستمر أفضل للشركات الكبيرة ذات الحركة العالية لأنه يوفر دقة أعلى وتحديثاً لحظياً دون إيقاف العمل.
6- كم مرة يجب إجراء جرد المخزون في السنة؟
- في الجرد الدوري: عادة مرة واحدة سنوياً (نهاية السنة المالية).
- في الجرد المستمر: يتم جزئياً على مدار السنة مع جرد شامل قرب نهايتها.
- يُنصح بإجراء جرد فعلي كامل مرة واحدة على الأقل سنوياً، بالإضافة إلى جرد مفاجئ دوري للرقابة.
7- ما هي أسباب ظهور فرق بين المخزون الفعلي والدفتري؟
الأسباب الشائعة تشمل: أخطاء التسجيل والقيد، أخطاء في العد أو الوزن، صرف أصناف خاطئة، تسلم أو صرف بدون مستندات، تلف أو انكماش أو سرقة أو ضياع.
8- هل يحتاج الجرد المستمر إلى جرد فعلي؟
نعم، حتى في نظام الجرد المستمر يجب إجراء جرد فعلي دوري (cycle count) أو شامل للتحقق من دقة السجلات واكتشاف الأخطاء غير المرئية مثل السرقة أو تلف الأصناف.
9- ما هي تكلفة تنفيذ كل نوع من أنواع الجرد؟
- الجرد الدفتري: تكلفة منخفضة جداً.
- الجرد الدوري: متوسطة إلى مرتفعة (بسبب إيقاف العمل).
- الجرد المستمر: تكلفة أولية عالية (برمجيات وتدريب) لكنها توفر تكاليف على المدى الطويل.
- الجرد المفاجئ: تكلفة منخفضة نسبياً لأنه على عينة.
10- كيف أختار نوع الجرد المناسب لمنشأتي؟
يعتمد الاختيار على حجم المخزن، عدد الأصناف، قيمة المخزون، ومستوى الرقابة المطلوب. المخازن الصغيرة غالباً تستخدم الدوري + دفتري + فعلي، بينما الكبيرة تفضل المستمر مع جرد مفاجئ للرقابة.