مفهوم و أهداف الجرد

إن الدورة المحاسبية التي تمر بها العمليات المالية في المنشأة تتمثل في عدة مراحل ابتداء من القيد في دفتر اليومية، ثم الترحيل إلى دفتر الأسـتاذ، وأخيراً إلى ميزان المراجعة والحسابات الختامية، حيث يتم تـسجلها بأحـد المستندات الثلاثة: القبض، الصرف، القيد، ومن ثم يتم تحليل هذه العمليـة، وتسجيلها على شكل قيود محاسبية في دفتر اليومية العام حيث تتم بعد ذلـك عملية الترحيل لدفتر الأستاذ العـام، وبالتالي إعـداد ميزان المراجعـة بالأرصدة  وتأتي بعدها مرحلة عرض النتائج عن طريق تصوير القـوائم المالية لبيان ربح أو خسارة المنشأة وتحديد مركزها المالي في نهايـة تلـك السنة.

وتحتم الضرورة قيام المنشأة بعمليات الجرد وإجراء القيود المحاسـبية اللازمة وذلك بهدف إعداد القوائم المالية بدقـة، بمعنـى أخـر أن تـصـور الحسابات الختامية الإيرادات والنفقات الفعلية والتي يجب تحميلها للحـسابات الختامية بحيث تتم تصوير نتيجة أعمال السنة بشكل سليم وتصوير المركـز المالي الحقيقي المنشأة في نهاية تلك السنة المالية.

حدد المقصود بالجرد؟

مفهوم الجرد

يعرف الجرد بأنه عملية مالية ومحاسبية تقوم بها المنشأة في نهاية السنة المالية بعد الانتهاء من إعداد ميزان المراجعة وقبل إعداد القوائم الماليـة، وذلك بهدف تحديد نتيجة أعمال السنة المالية بدقة إضافة إلى تصوير المركز المالي الحقيقي للمنشأة في نهاية تلك السنة، وبهذا نجد إن عملية الجرد تتضمن فحصاً شاملاً لجميع الحسابات التي يتضمنها ميزان المراجعة في نهاية السنة المالية في ضوء المبادئ المحاسبية المتعارف عليها والمقبولة قبولاً عاماً.

وقيد التسويات الجردية يؤثر على كل من قائمة الدخل وقائمة المركـز المالي (الميزانية العمومية)، أي أن تأثير قيد التسوية الجردية يكون على كل من الحسابات الختامية والميزان العمومية، ومن هنا تبرز أهميـة الجـرد والتسويات الجردية.

ما هي أهداف الجرد ؟

أهداف الجرد

تتمثل أهم أهداف الجرد في:

1. تحديد صافي الربح الفعلي للمنشأة عن السنة المالية المحددة.
2.  تصوير المركز المالي الحقيقي للمنشأة في نهاية السنة المالية.
3.  الوصول إلى الأرصـدة الفعليـة للموجـودات، والأرصـدة الفعليـة للمطلوبات.
4. التأكد من صحة الحسابات والأرقام الواردة في ميزان المراجعة.
5. إجراء المعالجة المحاسبية للفروق المالية بين القيم الدفترية والقيم الحقيقية لبعض الحسابات عن طريق إجراء قيود التسويات الجردية اللازمة.

موعد الجرد

من المتعارف عليه أن موعد الجرد يتم نهاية السنة المالية وذلـك بعـد إعداد ميزان المراجعة قبل التسويات الجردية وقبل إعداد الحسابات الختامية والميزانية العمومية.

المفاهيم والمبادئ المحاسبية المرتبطة بالجرد

• الفروض المحاسبية: فرض الوحدة المحاسبية المستقلة، فرض الفتـرة المحاسبية، فرض الاستمرارية، فرض وحدة القياس.
• المبادئ المحاسبية: مبدأ التكلفة التاريخية ، مبدأ الاعتراف بـالإيرادات والمصروفات، مبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات، مبدأ الإفصاح التام، مبدأ الثبات والاتساق، مبدأ الحيطة والحذر، مبدأ الأهمية النسبية.

وهناك أساسان يتم استخدامها في العمليات المحاسبية وهما:

1. الأساس النقدي: وعلى هذا الأساس يتم تحميل الـسنة الماليـة بكافـة العمليات المالية (مصروفات – إيرادات) سواء خصت السنة المالية أم لم تخصها.
2. أساس الاستحقاق: وعلى هذا الأساس يتم تحميل كل فترة مالية بجميـع ما يخصها من إيرادات تم اكتسابها وتخص هذه الفترة سواء قبضت أو لم تقبض، وكذا المصروفات والنفقات التي تخص السنة سواء دفعت أم لم تدفع.

ويتخذ الجرد في المحاسبة صورتين متكاملتين هما؛ الجرد الحسابي والجرد العملي، وفيما يلي شرح مختصر لكل منهما:

الجرد الحسابي

يتم الجرد الحسابي بترصيد جميع الحسابات الموجودة بدفتر الأستاذ واعداد ميزان المراجعة ( وهو كشف شامل بجميع أرصدة تلك الحسابات سواء أكانت مدينة أو دائنة). ويجب أن يتوازن الميزان بتساوي مجموع الأرصدة المدينة مع مجموع الأرصدة الدائنة،وأن كان هذا التوازن ليس قرينة على صحة الدفاتر، لما قد يكون بها من أخطاء لا تؤثر على ذلك التوازن الذي يحققه نظام القيد المزدوج في المحاسبة. وحتى يمكن الاطمئنان الى صحة الدفاتر يجب أن يكون توازن ميزان المراجعة مصحوبا بنظام ضبط ومراقبة داخلية( وهو أحد مقومات النظام المحاسبي ) في جميع مراحل الإثبات في  الدفاتر، لتجنب وقوع الأخطاء خاصة تلك التي لا تكشف عنها ظاهرة التوازن الحسابي المترتبة على نظام القيد المزدوج.

الجرد العملي

يتم الجرد العملي بحصر ومراجعة عناصر المصروفات والإيرادات، وذلك لتحديد ما يخص السنة المالية من كل منها والكشف عن المستحقات والمقدمات في هذا الخصوص. وأيضاً يتم حصر وتقييم كافة أصول المنشأة بما فيها المخزون السلعي، وخصوم المنشأة على الطبيعة. والتحقق من إثبات كل عناصر المركز المالي وتقييمها وفقا للقواعد المحاسبية المتعارف عليها. فأحيانا قد توجد التزامات (مستحقات) لم تثبت في الدفاتر كالضرائب أو التعويضات أو الغرامات أو فوائد القروض، كما قد توجد أرصدة دائنة في الدفاتر كمستحقات سبق تسديدها ولم تعد بعد قائمة، ولا يكشف عن هذا كله وأكثر سوى الجرد العملي والحصر الشامل، ليس من واقع الدفاتر ولكن من واقع الحقائق التي تتوافر من خارج الدفاتر وبالاستقصاء والفحص لكافة ظروف المنشأة.

هذا، ويتم الجرد في نهاية السنة المالية بعد إعداد ميزان المراجعة وذلك تمهيدا لإعداد القوائم المالية من قائمة الدخل والمركز المالي.

ونظرا لما تتطلبه إجراءات عملية الجرد من جهد في نهاية السنة المالية، فقد جرت عادة المنشآت المختلفة على أن تختار نهاية سنتها المالية في الموسم الذي يقل فيه العمل بها الى أقل حد ممكن، حيث تقل كمية البضائع بمخازنها فيسهل القيام بعملية الجرد دون تعطيل لسير العمل والنشاط في المنشأة أو جعل هذا التعطيل أقل ما يمكن.

وفي هذا الصدد تجدر الإشارة الى أن الجرد الذي يتم مرة واحدة في نهاية السنة المالية ويسمى (بنظام الجرد السنوي) إلا أن هناك جرد يتم على فترات دورية غير منظمة وفي أوقات غير متوقعة، أي بطريقة مفاجئة وفي أي وقت خلال السنة المالية ويطلق عليه (نظام الجرد الدوري) وهذا النظام من  الجرد تحتمه إجراءات نظام الضبط والمراقبة الداخلية بغرض المحافظة على أصول وممتلكات المنشأة.

التسويات الجردية ومشاكلها

تحديد نتائج الأعمال لمنشأة معينة يتطلب أن تنتظر حتى نهاية العمر الإنتاجي للمنشأة. ومن ثم يمكن حصر الإيرادات الحقيقيـة الواجب تحصيلها والمصروفات الحقيقية الواجب إنفاقها. وهو فرض غيـر منطقي بطبيعة الحال. ومن هنا نشأ فرض استمرار المنشأة، وأنهـا أنـشئت لتبقى مع ضرورة تقسيم العمر الإنتاجي للمنشأة إلى فترات مالية. مع محاولة قياس الإيرادات الحقيقية والمصروفات المتعلقة بها خلال فترة مالية واحدة.

ومن هنا بدأت المشاكل المحاسبية تطفو على السطح. حيث من الصعب أن تتوازن الإيرادات المقبوضة فعلا خلال فترة مالية معينـة مـع الإيرادات الواجب أن تحصل خلال نفس الفترة، فأي إخلال بهذا التوازن سوف يترتب عليه أما تحصيل إيرادات أقل مما يجب. ويعتبر الفـرق بمثابـة إيـرادات مستحقة أي تخص الفترة الحالية وأن كان التحصيل الفعلي سيتم فـي فـتـرة مالية لاحقة.

كذلك امتدا عدم التوازن أيضاً في عنـصـر المـصروفات. حيـث نشأت الاختلافات بين المصروفات المدفوعة فعـلا خـلال فتـرة مـاليـة معينـة. والمصروفات الواجب أن تدفع خلال نفس الفترة. فـإذا زادت المصروفات المدفوعة عن المصروفات الواجب أن تدفع خلال نفس الفترة. يعتبر الفـرق بمثابة مصروفات مدفوعة مقدماً وتخص فترة مالية لاحقة. أمـا إذا حـدث العكس ونقصت المصروفات المدفوعة عن المصروفات الواجـب أن تدفع يعتبر الفرق بمثابة مصروفات مستحقة سوف تقوم المنشأة بدفعها في فترات مالية تالية وإن كانت تخص الفترة المالية الحالية.

وبناء على ما تقدم يمكن حصر المشاكل المحاسبية المتعلقة بتحديـد نـتـائج الأعمال فيما يلي:

1. تحديد المصروفات المقدمة والمستحقة.
2. تحديد الإيرادات المقدمة والمستحقة.

بالإضافة إلى أن تحديد المركز المالي الحقيقي لمنشأة معينة يتطلب تبويـب وتقويم الأصول والخصوم في تاريخ معين وفي ظـل فـرض الاستمرار وفرض تقسيم العمر الإنتاجي للمنشأة إلى فترات مالية متساوية. يصبح مـن الضروري دراسة التغيرات والمشاكل المحاسبية التي تصاحب تبويب وتقويم الأصول الثابتة والمتداولة.

وبالنسبة لتقويم الأصول الثابتة. يراعى دائماً تسجيلها بالتكلفة التاريخية، على أن يقاس فتريا مقدار النقص التدريجي الذي يطرأ على قيمة الأصول الثابتة. وهو ما يسمى بالإهلاك وطرحه من قيمة هذه الأصول في قائمـة المركـز المالي للوصول إلى القيمة الحقيقية لها في تاريخ إعداد المركز المالي.

علاوة على أن تقويم مشكلة الأصول المتداولة لها طابع آخر فهي تشتري بقصد البيع وليس بقصد الاستغلال كما هو الحال في الأصـول الثابتـة. وبالتالي فقد يتحقق من بيعها ربحاً أو خسارة ومسايرة لسياسة الحيطـة والحذر. كان من الضروري أن يحتاط للخسائر المؤكدة والمحتملة بتكــوين  الاحتياطيات والمخصصات.

ولا يحتاط للأرباح على ألا تسجل بالدفاتر إلا عند تحققهـا بالفعـل كـذلك بالنسبة لتقويم بضاعة آخر المدة فيتبع بشأنها مبدأ التكلفة أو السوق أيهما أقل.

وبناء على ما تقدم يمكن حصر المشاكل المحاسبية المتعلقة بتحديد المركـز المالي الحقيقي للمنشأة فيما يلي:

1. مشاكل خاصة بالأصول الثابتـة، وينتج عنهـا مـشـاكل تحديـد الإهلاكات .
2. مشاكل خاصة بالأصول المتداولة وينتج عنهـا مـشاكل تحديـد المخصصات والاحتياطيات وتقويم المخزون السلعي آخر المدة.

ونظراً لأن كافة هذه المشاكل المحاسبية لا تنشأ إلا في نهاية الفترة الماليـة وعند القيام بالجرد الفعلي للأصول لذا تطلب الأمر إجراء تسويات جردية لتصحيح الأمور، والتوصل إلى ما يجب أن تكون عليه مفردات المصروفات والإيرادات والأصول والخصوم. وهو ما يسمى “بالتسويات الجردية”.