المصروفات المقدمة

أساس الاستحقاق والأساس النقدي

يستخدم في المحاسبة أساسين هما: أساس الاستحقاق والأساس النقدي. ويقوم أساس الاستحقاق على الاعتراف بحدوث العملية المالية حال تحققها. فعندمـا تقـوم المنشأة بأداء خدمة أو بيع سلعة أو تتحمل مصروفا فإن العملية المالية تســـجـل فـي الدفاتر بغض النظر عن واقعة تحصيل أو دفع المبلغ المرتبط بها.

في حين أنه طبقـا للأساس النقدي فإن المنشأة لاتسجل مثل هذه العمليات إلا بعد حصول عملية اســلام أو دفع المبلغ المرتبط بالعملية. ويلاحظ أن أساس الاستحقاق هـو المبـدأ الأكـثر استخداما في المحاسبة وهو الذي يتلائم مع المباديء المحاسبية المتعارف عليها. فـي حين أن الأخذ بالأساس النقدي في المحاسبة كثيرا ما يستخدم في المنشـات الفرديـة الصغيرة وفي المهن الحرة.

وعندما يتبع أساس الاستحقاق فإنه عند إعداد قائمة الدخل وقائمـة المركـز المالي في نهاية الفترة المحاسبية يتطلب الأمر افتراض توقـف حـيـاة المنشـأة أو نشاطها، حتى يمكن قياس نتائج النشاط عن الفترة المنتهية. ويتطلب هـذا التوقـف المفترض القيام بإجراء قيود تسوية للعمليات المستمرة، بحيث يتم تسـوية أرصـدة الحسابات لما يجب أن تكون عليه لحظة التوقف المفترض، وذلك تحقيقا لمبدأ مقابلـة الإيرادات بالمصروفات التي تخص نفس الفترة. ومن ثم يمكن قياس نتيجـة أعمـال المنشأة بصورة سليمة وتحديد مركزها المالي بصورة عادلة.

الأنواع الرئيسية لقيود التسوية

يمكن تبويب المبررات التي تحتم ضرورة إعداد قيود التسوية في نهايـة الفـترة المحاسبية في أربعة بنود رئيسية من عناصر المصروفات والإيرادات التي توجد والتـي ينبغي تخصيصها أو تسجيلها في فترات محاسبية معينة، وهذه البنود هي:

المصروفات المقدمة

المصروفات المقدمة : وهي تكاليف مسجلة، أي تم إثباتها بالسجلات المحاسبية خلال الفترة الحالية، وينبغي توزيعها (تخصيصها) على فترتين محاســبيتين أو أكثر حسب استفادة كل فترة، مثل الإيجار المدفوع مقدما.

المصروفات المستحقة

المصروفات المستحقة : وهي مصروفات غير مسجلة وتخص الفترة المحاسبية مثل الأجور التي تخص الفترة الحالية ولكنها لم تسدد بعد حتى نهايـة الفـترة الحالية ويتم سدادها في الفترة اللاحقة.

الإيرادات المقدمة

الإيرادات المقدمة : وهي إيرادات مسجلة ومحصلة مقدما وينبغي تخصيصها بيـن فترتين محاسبيتين أو أكثر، مثال ذلك إيراد خدمات محصل مقدما عن خدمات أديت جزئيا خلال الفترة، في حين أن الجزء الآخر سيؤدى خلال فترة أو فترات تالية.

الإيرادات المستحقة

الإيرادات المستحقة : وهي إيرادات تحققت ولكنها غير مسجلة، ومن أمثلتـها إيراد خدمات أديت فعلا خلال الفترة المحاسبية ولكنها لم تحصل بعـد حـتـى نهاية الفترة المحاسبية.

المصروفات المقدمة  Prepaid Expenses

كما سبق القول فإن المصروفات المقدمة هي تكاليف مسجلة خــلال الفـترة الحالية ولكن فائدتها لاتقتصر فقط على هذه الفترة بل تستفيد منـهـا فـترات أخـرى ولذلك ينبغي تخصيصها على الفترات المستفيدة منها على النحو التالي:

تخصيص التكاليف المسجلة بين الفترات المحاسبية

عندما تقوم المنشأة بإنفاق مبالغ معينة تخص أكثر من فترة محاســبية، فـإن مبلغ النفقة يثبت بجعله مدينا في حسابات أحد الأصول وليكن المصروف المقدم. وفي نهاية كل فترة من الفترات المستفيدة من هذا الإنفاق يتم إجراء قيد تسـوية لتحويـل الجزء من الأصل الذي تم استنفاده في مقابل الحصول على الخدمة أو المنتج خـلال هذه الفترة إلى مصروف.

ومثالا على ذلك لو فرض أن منشأة المستقبل للدعاية والإعلان قامت بسداد مبلـغ 72,000 جنيه مقابل الإيجار السنوي للمنشأة والذي يدفع في أول سبتمبر من كل عـام فإنه لفهم كيفية معالجة هذا البند يمكن تتبعه اعتبارا من تاريخ الدفع كما يلي:

عند سداد الإيجار في 2022/9/1:

تتطلب المعالجة المحاسبية السليمة تحميل المبلـغ المسدد على حساب الإيجار المقدم والذي يعد أحد حسابات الأصول على النحو التالي:

في نهاية الفترة في 2022/12/31 :

نظرا لأن المبلغ المدفوع في 2022/9/1 يغطي خدمات الإيجار عن 4 أشهر من عام 2022 وباقي المبلغ يغطي خدمــات الإيجار عن 8 أشهر من عام 2023 ، فإن المعالجة السليمة تستوجب إجراء قيـد تسوية في 2022/12/31 لتحديد مايخص الفترة الحالية وتحويلـه مـن حسـاب الإيجار المقدم (الأصل) إلى حساب الإيجار (المصروف) الخـاص بـالفترة الحاليـة والباقي يمثل رصيد حساب الإيجار المقدم ويعتبر تكلفة تخص الفترة التالية.

ويجري قيد التسوية في 2022/12/31 كما يلي:

ويحقق قيد التسوية السابق هدفين هما:

1. تحميل قائمة الدخل للفترة الحالية بما يخصها من مصروفات حتى يتم قيـاس نتيجة الأعمال خلال الفترة قياسا سليما.
2. إظهار حساب الأصل (الإيجار المقدم) بقيمته الحقيقية أو الملائمة في نهايـة الفترة بحيث تظهر قائمة المركز المالي المركز المالي السليم للمنشأة.

وتظهر حسابات الأستاذ بعد إثبات العمليات السابقة على النحو التالي:

وغني عن البيان القول أن رصيد الإيجار المقـدم فـي 2022/12/31 سيظهر في قائمة المركز المالي في جانب الأصول، في حيـن أن رصيـد حسـاب مصروف الإيجار سيقفل في قائمة الدخل في جانب المصروفات.

تكلفة الأدوات والمهمات المكتبية المستخدمة

عد قيام المنشأة بشراء أدوات ومهمات مكتبية فإنها تصنف ضمن الأصـول. و من الطبيعي أن هذه الأدوات والمهمات المكتبية سيتم استخدامها (استهلاكها) خـلال الفترة المحاسبية، وبالتالي فإن هذا الأصل (الأدوات والمهمات المكتبية) يتم تحويله إلـى مصروف بمقدار الجزء المستخدم أو المستهلك منه. ولذلك يتم في نهاية الفترة حصـر التي من الأدوات والمهمات المكتبية، أي الجزء غير المستخدم حتـى نهايـة الفـترة، لتحديد قيمة الأدوات والمهمات المكتبية المستخدمة والتي تعد مصروفا يخص الفترة.

ولتفهم كيفية إثبات هذه المعالجة فيمكن تتبعها على النحو التالي:

عند شراء الأدوات والمهمات

بفرض أن منشأة المستقبل قامت في أول فبراير بشـراء أدوات ومهمات مكتبية بما قيمته 8,000 جنيه، فإن المعالجة السليمة تستوجب تحميل هذه النفقة على حساب الأصل (الأدوات والمهمات المكتبية) بإجراء القيد التالي:

في نهاية الفترة في 2022/12/31 :

يتم إجراء قيد تسوية لتحويل الأصـل إلـى مصروف بمقدار الجزء المستخدم مـن هـذا الأصـل. فعلـى فـرض أنـه فـي 2022/12/31 عند جرد الأدوات والمهمات المكتبية وجد أن رصيدهـا 3٬200 جنيه، وهو مايعني أن قيمة الأدوات والمهمات المكتبية المستخدمة 4,800 جنيه (8,000-3,200) فينبغي أن يتم إجراء قيد التسوية التالي:

ويلاحظ أن قيد التسوية السابق – وأي قيد تسوية- يحقق الهدفين السـابق ذكرهما وهما: التحديد السليم لنتيجة أعمال المنشأة وإعداد المركز المـالي بصـورة سليمة وعادلة. وتظهر حسابات الأستاذ بعد إثبات العمليات السابقة على النحو التالي:

ويظهر رصيد حساب الأدوات والمهمات المكتبية في 2022/12/31 فـي قائمة المركز المالي في جانب الأصـول، فـي حيـن أن رصيـد حسـاب الأدوات والمهمات المكتبية المستخدمة يظهر في قائمة الدخل في جانب المصروفات.

لتحميل القيود ودفتر الاستاذ اكسيل ⇐ المصروفات المقدمة

ورغم أن الأسلوب السابق في معالجة بنود المصروفات المقدمة يحقق الهدف من تحميل إيرادات الفترة المحاسبية بما يخصها مـن مصروفـات، إلا أنـه ليـس الأسلوب الوحيد الذي يحقق ذلك. فهناك أسلوبا آخر لمعالجة المصروفـات المقدمـة وذلك عن طريق معالجة النفقة عند دفعها كمصروف، وفي نهاية كل فترة من الفترات المستفيدة من هذا الإنفاق يتم إجراء قيد تسوية لتحويل الجزء من المصروف الذي لـم يتم استنفاده (الذي يخص فترة تالية) إلى حساب الأصل بجعل حساب الأصل مدينـا وحساب المصروف دائنا.

ويكون تطبيق الأسلوب على المثالين السابقين كما يلي:

الإيجار المقدم

عند سداد الإيجار المقدم في 2022/9/1 يتم معالجـة المبلغ المدفـوع كمصروف بجعل حساب مصروف الإيجار مدينا به وذلك بالقيد التالي:

وفي نهاية الفترة في 2022/12/31 يتم إجراء قيد تسوية لتحويل الجـزء من الإيجار الذي يخص الفترة (أو الفترات) التالية (والذي يبلـغ فـي هـذا المثـال 48,000 جنيه) من حساب مصروف الإيجار إلى أصل من الأصول وذلـك بفتـح حساب الإيجار المقدم كما يلي:

ويترتب على ترحيل هذا القيد إلى الحسابات المختصة أن يصبـح رصيـد حساب الإيجار مدينا بمبلغ 24,000 جنيه وهو ما يخص الفترة المحاسبية الحاليـة بينما يصبح رصيد حساب الإيجار المقدم مدينا بمبلغ 48.000 جنيه وهو ما ستستفيد منه الفترة المحاسبية التالية. ويظهر حسابي الإيجار والإيجار المقدم في هذه الحالـة على الصورة التالية:

الأدوات والمهمات المكتبية

عند الحصول على الأدوات والمهمات المكتبية فـي 2022/02/01 يـتـم معالجتها مباشرة في حساب المصروف بإثبات قيد اليومية التالي:

وفي نهاية الفترة المحاسبية في 2022/12/31ـ يتم جرد الأدوات والمـهمات المكتبية المتبقية والتي لم تستخدم خلال الفترة ويتم إجراء قيد تسوية بقيمتها لتحويل هـذا الجزء من حساب مصروف الأدوات والمهمات المكتبية (في هذا المثال 3,200 جنيه) إلى أصل من الأصول وذلك بفتح حساب أدوات ومهمات مكتبية بالقيد التالي:

ويترتب على ترحيل هذا القيد إلى الحسابات المختصة أن يصبح رصيد حسـاب الأدوات والمهمات المكتبية المستخدمة مدينا بمبلغ 4,800 جنيه وهو مايخص الفـترة المحاسبية الحالية. بينما يصبح رصيد حساب الأدوات والمهمات المكتبيـة مدينـا بمبلـغ 3,200 جنيه وهو ما ستستفيد منه الفترة المحاسبية التاليـة، ويظـهـر حسـاب الأدوات والمهمات المكتبية المستخدمة وحساب الأدوات والمهمات المكتبية على النحو التالي:

ويلاحظ أن الأسلوب الأخير في المعالجة يحقق نفس النتائج التـي يحققـها الأسلوب السابق. غير أن المعالجة في ظل الأسلوب الأول قد تكون أفضل نظرا لمـا تتميز به من منطقية حيث تتمشى مع عملية الحصول على الأصل أولا ثم استنفاده في سبيل تحقيق الإيرادات بعد ذلك.