النقدية

النقدية  Cash

يستخدم اصطلاح النقدية في المحاسبة بصفة عامـة للدلالـة علـى النقـود الموجودة في خزينة المنشأة والمودعة في البنوك وأي عناصر أخرى يقبلـها البنـك كإيداع في الحال. وتتضمن هذه العناصر ليس فقط العملات المعدنية والورقية ولكـن أيضا الشيكات، أما أوراق القبض والشيكات المسحوبة لأمر المنشأة، والتي تستحق في تاريخ لاحق ولاتقبلها البنوك للإيداع في الحـال، فلاتدخـل ضمـن التعريـف المحاسبي للنقدية. ويتم عادة التفرقة في حسابات المنشأة بين النقدية الموجودة بخزينة المنشأة والنقدية المتوفرة في البنوك، باعتبار أن مثل هذه التفرقة هامة عنـد إعـداد قائمة المركز المالي.

الرقابة على النقدية

يلزم أن يتوافر في نظام الضبط والرقابة الداخليـة للنقديـة مجموعـة مـن المتطلبات الأساسية التي يمكن إيجازها على النحو التالي:

الرقابة على النقدية بصفة عامة

من أهم الإجراءات للرقابة على النقدية بصفة عامة ما يلي:

1. فصل عمليات الاحتفاظ بالنقدية وتداولها عن عملية الاحتفاظ بالسجلات التـي تتضمن الحسابات الخاصة بالنقدية.
2. فصل وظيفة استلام النقدية (المقبوضـات ) عـن وظيفـة صـرف النقديـة (المدفوعات)، بحيث لايقوم نفس الشخص بالوظيفتين معا في أن واحـد، وإلا زاد احتمال الخطأ وضياع النقدية ولو بحسن نية.
3. تقسيم الاختصاصات والوظائف المتعلقة بالنقدية بين أكثر من موظف وبحيث يصبح عمل أحد الموظفين بمثابة مراجعة على عمل الموظف الآخر.

الرقابة على المقبوضات

من أهم الإجراءات للرقابة على المقبوضات مايلي:

1. التسجيل الفوري للمقبوضات النقدية بمجرد استلامها.
2. استخدام وسائل التسجيل الآلي للمتحصلات النقدية، خصوصا إذا كانت هـذه العمليات متعددة ومستمرة يوميا، وذلك عن طريق استخدام آلات تسـجيل النقدية Cash Register، وعلى أن تتم مطابقـة مجمـوع سـجل أو كشـف المتحصلات على شريط الآلة مع الموجود فعلا من النقدية بواسطة شـخص آخر بخلاف الشخص المسئول عن المتحصلات النقدية.
3. إيداع النقدية المحصلة يوميا في البنك بشكل سليم، ويفضـل عـدم سـداد مدفوعات نقدية من المقبوضات النقدية المستلمة.

الرقابة على المدفوعات

من أهم الإجراءات للرقابة على المدفوعات مايلي:

1. صرف جميع المدفوعات بشيكات باستثناء صندوق المصروفات النثرية.
2. اعتماد المدفوعات قبل الصرف.
3. ترکیز صلاحية اعتماد الصرف في عدد محدود من الأفـراد وفـي حـدود صلاحيات معينة.
4. فصل وظيفة اعتماد الصرف عن وظيفة التوقيع على الشيكات.
5. التحقق من صحة مستندات الصرف قبل اعتماد الصرف، ويؤشر أو يختـم على المستندات بالصرف بمجرد توقيع الشيك حتى لاتتكرر عملية الصـرف لنفس المستندات.
6. استخدام الشيكات مسلسلة الأرقام ويؤشر على الشيكات التالفة بتأشيرة ملغـاة وتبقى في مسلسلها في دفتر الشيكات.
7. توقيع الشيك من شخصين على الأقل، تحقيقا لمبدأ الرقابة الثنائية أو المزودجة.
8. مطابقة رصيد النقدية كما في كشف الحساب الذي يعده البنك مـع الرصيـد الظاهر في دفاتر المنشأة وإعداد مذكرة التسوية وذلك بصفة دورية.

هناك عدة مصادر للمقبوضات النقدية، كما أن هناك عدة أوجه للصرف مـن المقبوضات والتي يمكن إيضاحها كما يلي:

المقبوضات النقديـة Cash Receipts

تتمثل المقبوضات النقدية للمنشأة عادة في عدد من المصادر أهمها:

1. التحصيلات من المبيعات النقدية.
2. التحصيلات النقدية من المدينين.
3. تحصيلات أوراق القبض.
4. التحصيلات النقدية نتيجة بيع أصل من أصول المنشأة.
5. تحصيلات الإيرادات الأخرى المختلفة.
6. حصول المنشأة على قرض.
7. زيادة رأس المال نقدا.

ولإثبات المقبوضات في دفتر اليومية يلاحظ أن جميع المقبوضـات النقديـة تؤدي إلى زيادة النقدية سواء في الصندوق أو في البنك. وطبقا للقواعد المدينة والدائنة فإن زيادة الأصل يسجل بجعله مدينا. ومن ثم فإن الطرف المديـن فـي أي عمليـة مقبوضات أيا كان مصدرها هو حساب النقدية. في حين يختلف الطرف الدائن حسب مصدر التحصيل. وبالتالي فإن إثبات المتحصلات لن يخرج عن القيد التـالي أو جـزء منه:

المدفوعات النقديـة Cash Payments

تتمثل المدفوعات النقدية في عدد من أوجه الاستخدامات والتي من أهمها:

1. المشتريات النقدية.
2. المدفوعات النقدية للدائنين.
3. تسديدات أوراق الدفع.
4. شراء أصل ثابت نقدا.
5. سداد المصروفات المختلفة نقدا.
6. توزيع الأرباح نقدا.

ولإثبات المدفوعات في دفتر اليومية يلاحظ أن جميع المدفوعات النقدية تـؤدي إلى نقص النقدية سواء في الصندوق أوفي البنك. وطبقا للقواعد المدينة والدائنة فإن نقص الأصل يسجل بجعله دائنا، ومن ثم فإن الطرف الدائن في أي عملية مدفوعات وأيا كـانت أوجه الاستخدامات المدفوعة فيها هو حساب النقدية ،  في حين يختلف الطرف المدين حسب أوجه الاستخدام. وبالتالي فإن إثبات المدفوعات لن يخرج عن القيد التالي أو جزء منه :