صندوق المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية Petty Cash

هو عبارة عن سلفة مستديمة تخصص للإنفاق على المصروفات النثرية، مثـل مصروفات البريد والأدوات الكتابية والإعلان..الخ، وذلك بغرض تسهيل عملية الإنفاق على تلك المصروفات، وينشأ صندوق المصروفات النثرية بوضع مبلغ محـدد بعـهدة موظف معين، يسمى أمين صندوق المصروفات النثرية، يتولى الصرف منه بموجـب مستندات حتى يقارب على النفاد. وفي نهاية الفترة المعينة (قـد تكـون أسـبوعا أو شهرا) يقدم أمين صندوق المصروفـات النثريـة للصـراف العـام بيانـا مفصـلا بالمصروفات خلال الفترة مؤيدا بالمستندات وذلك لاستعاضة السلفة. ومن ثـم يقـوم الصراف العام بسداد قيمة المدفوعات التي تمت خلال الفترة وتثبت هذه المصروفات في دفتر اليومية. ويمسك أمين صندوق المصروفات النثرية سجلا تحليليا تثبـت بـه المصروفات النثرية أولا بأول، ويأخذ الشكل التالي:

ويلاحظ أنه يتم تخصيص خانة (أو عمود) لكل نوع من أنواع المصروفـات النثرية ذات المبالغ الكبيرة نسبيا، أما المصروفات النثرية ذات المبالغ الصغيرة نسبيا فتخصص لها خانة واحدة تسمى المصروفات الأخرى.

المعالجة المحاسبية للمصروفات النثرية

إنشاء السلفة المستديمة

يتم إنشاء السلفة المستديمة بالقيد التالي:

استعاضة السلفة

يتم استعاضة المنصرف من السلفة المستديمة لسداد المصروفـات المختلفـة بالقيد التالي:

زيادة السلفة

إذا تبين أن مبلغ السلفة لايكفي لسداد المصروفات النثرية التي تتـم خـلال الفترة المعينة فإنه يتم زيادة مبلغ السلفة بالقيد التالي:

تخفيض السلفة

إذا تبين أن مبلغ السلفة يزيد بشكل واضح عن المصروفات النثريــة التـي تنفقها المنشأة خلال الفترة المعينة، فإنه يتم تخفيض السلفة بالمقدار الـذي يحقـق التوازن بين قيمة السلفة وقيمة المصروفات النثرية ويتم ذلك بالقيد التالي:

العجز في السلفة

يتم إجراء جرد فعلي للنقدية الموجودة طرف أمين صندوق المصروفـات النثرية في نهاية الفترة المحددة، كما يتم إجراء مطابقة بين الرصيد الدفتري لصندوق المصروفات النثرية وبين النقدية الفعلية الموجودة معه من واقع الجرد، فـإذا كـان الرصيد الدفتري للصندوق أكبر من النقدية الفعلية التي في حيازة أمين الصندوق مـن واقع الجرد، فإن هناك عجزا في السلفة يتم إثباته بالقيد التالي:

ولابد أن تبحث المنشأة الأسباب التي أدت إلى وجود العجز، فإما أن تحمـل هذا العجز على أمين الصندوق إذا كان هو المتسبب في حدوثه أو تتحمله المنشـأة إذا كانت أسبابه خارجة عن إرادة أمين الصندوق.

الزيادة في السلفة

أما إذا كان الرصيد الدفتري للصندوق أقل من النقدية الفعلية التي في حيـازة أمين الصندوق من واقع الجرد فإن هناك زيادة في السلفة تثبت بالقيد التالي:

وتعالج الزيادة في السلفة باعتبارها إيرادا من إيرادات المنشـأة يقفـل فـي حساب المتاجرة والأرباح والخسائر.

مثال

في 2022/9/1 قررت المنشأة إنشاء صندوق للمصروفات النثرية بمبلغ 10,000 جنيه، حيث تم سحب شيك بالمبلغ وسلم إلى أمين الصندوق الـذي عين لهذا الغرض، وخلال شهر سبتمبر قام الصراف بسداد المبالغ التالية:

• مصاريف إعلان 1,040 جنيه
• بريد وتلغراف 100 جنيه
• أدوات كتابية 3,700 جنيه
• مصاريف نقل للداخل 2,700 جنيه
• إصلاح آلة كاتبة 500 جنيه
• مصروفات عمومية 940 جنيه.

المطلوب:

أولا: إثبات العمليات السابقة في سجل صندوق المصروفات النثرية.

ثانيا: إجراء قيود اليومية اللازمة لإثبات كل من:

1. إنشاء السلفة.
2. استعاضة السلفة في 2022/9/30 إذا تمت بشيك.

ثالثا: إجراء قيود اليومية اللازمة لإثبات العجز أو الزيادة في الحالتين التاليتين كل على حدة:

1. بافتراض أن النقدية المتبقية في 2022/9/30 لدى أمين الصندوق كـانت 700 جنيه .
2. بافتراض أن النقدية المتبقية في 2022/9/30 لدى أمين الصندوق كـانت 1,160 جنيه.

الحل:

لتحميل حل المثال لسجل صندوق المصروفات النثرية اكسيل ⇐ صندوق المصروفات النثرية

أولا: إثبات العمليات السابقة في سجل صندوق المصروفات النثرية:

ثانيا:

1- إثبات إنشاء السلفة:

۲- قيد استعاضة السلفة في 2022/9/30 :

ثالثا :

1- إثبات العجز في السلفة:

2- إثبات الزيادة في السلفة:

وتجدر الإشارة إلى أنه في نهاية الفترة يتم إقفال حسـاب عجـز أو زيـادة صندوق المصروفات النثرية في حساب المتاجرة والأرباح والخسائر، وذلك حســبـما يكون عليه رصيد عجز أو زيادة صندوق المصروفات النثرية، فإذا كان رصيده مدينا فإنه يعالج باعتباره مصروفا، في حين إذا كان رصيده دائنا فإنـه يـعـالج باعتبـاره إيرادا. كما يلاحظ أيضا أنه يجب إقفال صندوق المصروفات النثرية في نهاية الفترة المحاسبية بغض النظر عن الرصيد الموجـود بـه، وذلـك حتـى يمكـن تسـجيل المصروفات التي تم صرفها وترحيلها إلى الحسابات الخاصة بها والتي تخص الفترة. حيث يترتب على عدم القيام بتسجيل وترحيل مثل هذه المصروفات عدم تحميل الفترة المحاسبية بما يخصها من مصروفات.