دفتر اليومية The Journal

دفتر اليومية : هو سجل تثبت به المعاملات المالية التي تقوم بها المنشأة أولا بأول استنادا علـى قاعدة القيد المزدوج . وتسجل هذه العمليات حسب تسلسل حدوثها التاريخي، أي أن البيانات مبوبة تبويبا زمنيا في هذا السجل، وشكل دفتر اليوميـة قد يكون دفترا إذا كان النظام المحاسبي نظاما يدويا وقد يكون ببرنامج إذا كان النظام المحاسبي نظاما اليا. ويطلق على دفتر اليومية دفتر القيد الأولـي باعتبار أنه السجل الأولى الذي تثبت به العمليات المالية.

شروط التسجيل في دفتر اليومية

وهناك شروط يجب توافرها عند التسجيل في دفتر اليومية، حيث يجب:

1. أن تسجل في هذا الدفتر جميع العمليات المالية الخاصة بالمنشأة.
2. أن يتم التسجيل بهذا الدفتر أولا بأول حسب تواريخ حدوث العمليات المالية.
3. أن لا يترك فراغات أو أسطر بين أطراف القيد الواحد من ناحية، وكذلك بين كل قيد والذي يليه.
4. عدم الشطب أو الكشط أو المسح وإذا حدث خطأ فيجب تصحيحه بالطريقـة السليمة محاسبيا.
5. أن ترقم صفحات دفتر اليومية بأرقام مسلسلة.

أهمية استخدام دفتر اليومية

من الممكن تسجيل البيانات عن العمليات المالية مباشـرة فـي الحسـابات الخاصة بها في دفتر الأستاذ، إلا أن استخدام دفتر اليومية إلى جانب دفتر الأستاذ هو الأسلوب المفضل، باعتبار أن ذلك يحقق مزايا ماكانت لتتحقق لو أن التسجيل كـان يتم مباشرة في دفتر الأستاذ. ويمكن إيجاز مزايا استخدام دفتر اليومية فيما يلي:

1. يوضح دفتر اليومية جميع البيانات المتعلقة بكل عملية في مكان واحد كمـا يعطي شرحا مختصرا لها، ففي دفتر اليومية تسجل العملية بالكامل بطرفيـها المدين والدائن وعندما يتم التسجيل في دفتر الأستاذ فإن الأطـراف المدينـة والأطراف الدائنة تظهر في حسابات مختلفة، ونظرا لأن دفتر الأستاذ غالبـا يشتمل على مئات الحسابات فسيكون من الصعب تتبع الحقائق عـن عمليـه معينة بالرجوع إلى دفتر الأستاذ.
2. يوفر دفتر اليومية سجلا زمنيا دائما لجميع أحداث وعمليات المنشأة المالية، فـإذا أريد التعرف على حقائق عملية معينة حدثت في شهر معين أو سنة معينة، فكـل مايلزم هو مجرد التعرف على تاريخ حدوثها، وعندئذ يسهل الرجوع إليها.
3. يساعد دفتر اليومية على تجنب بعض الأخطاء. فإذا سجلت العمليات في دفـتـر الأستاذ مباشرة فإنه يكون من السهل الوقوع في بعض الأخطـاء، مثـل حـذف عملية مدينة أو دائنة، أو تكرار القيد المدين أو الدائن. ومثل هـذه الأخطـاء بندر وقوعها في دفتر اليومية العامة، لأن الطرف المديـن يقابلـه الطـرف الدائن ويظهران معا لكل عملية. ومن الطبيعي أنه من الممكن السـهـو عـن ترحيل طرف مدين أو دائن من دفتر اليومية إلى الحساب الخاص بـه فـي دفتر الأستاذ، ولكن مثل هذا الخطأ يمكن اكتشافه عن طريق تتبع القيود فـي الحسابات بدفتر الأستاذ مع دفتر اليومية العامة.

ويبين الشكل التالي صفحة من دفتر اليومية العامة :

التسجيل في دفتر اليومية Recording in The Journal

يتم التسجيل في دفتر اليومية استنادا إلى قاعدة القيد المزدوج وذلك بإثبـات البيانات المتعلقة بكل عملية مالية بطرفيها المدين والدائن.

خطوات التسجيل في دفتر اليومية

تتبع الخطوات التالية عند التسجيل في دفتر اليومية:

1. يكتب اسم الحساب المدين على السطر الأول من القيد في اتجاه اليمين فـي خانة البيان ويثبت المبلغ المدين على نفس السطر في خانة المدين.
2. يكتب اسم الحساب الدائن على السطر التالي أسفل القيد المدين في اتجاه اليسـار من خانة البيان ويثبت المبلغ الدائن على نفس السطر في خانة الدائن.
3. يكتب تاريخ العملية في السطر الأول من القيد في خانة التاريخ.
4. يعطى شرحا مختصرا للعملية بعد كل قيد في السطر الـذي يلـي الحسـاب الدائن مباشرة.
5. يترك سطر دون كتابة بعد كل قيد التحقيق استقلال ووضوح كل قيـد عـن غيره من القيود ولسهولة قراءة تلك القيود في دفتر اليومية.
6. بتم التأكد من تساوي المبالغ المدينة مع المبالغ الدائنة.
7. إذا كان القيد يتضمن أكثر من حساب مدين، أو أكثر من حساب دائن فيطلـق عليه قيد اليومية المركب. وبصرف النظر عن عدد الحسابات المدينـة أو الدائنة في القيد المركب فمن اللازم إثبـات الحسابات المدينـة أولا قبـل الحسابات الدائنة. كما يجب توضيح أن القيد مركب عن طريق تدوين عبـارة «مذكورين» أعلى مجموعة الحسابات المدينة عند تعددها و «مذكورين» أعلى مجموعة  الحسابات الدائنة عند تعددها.
8. يترك العمود الخاص برقم صفحة الأستاذ خاليا وقت إثبات قيد اليومية، علـى أن يثبت هذا الرقم عند الترحيل إلى دفتر الأستاذ حتى تكون مرجعا يستخدم عند الحاجة.
9. يتم تجميع خانة المبالغ المدينة وكذلك خانة المبالغ الدائنة في نهاية كـل صفـحـة وبطبيعة الحال لابد من تساوي المبالغ في هاتين الخانتين، ويسجل هذا المجمـوع في هاتين الخانتين في بداية الصفحة التالية ويكتب أمامه عبارة “ماقبله”.

وكمثال على كيفية الإثبات في دفتر اليومية أفرض أن شخصا بدأ مشروعه التجاري في 1/ 1 / 2022  برأس مال قدره 1,500,000 جنيه أودعه في حسـاب جاري باسم المشروع بإيصال إيداع رقم (۱۰۲). فإن قيد اليومية الخاص بهذه العملية في دفتر اليومية يكون على النحو التالي:

وفي العادة يتم الاستعاضة عن كلمة «حساب» بالمختصر (حـ) كمـا تـحـذف عبارة مدين أو دائن باعتبار أن الطرف المدين يكون في اتجاه اليمين من السطر الأول بينما يكون الطرف الدائن في اتجاه اليسار من السطر التالي في خانة البيان. وعلى ذلـك فإن الصورة المتعارف عليها لإثبات القيد السابق في دفتر اليومية تكون كما يلي:

للتحميل اكسيل ⇐ دفتر اليومية

مثال :اثبات العمليات في دفتر اليومية

فيما يلي بعض العمليات التي تمت خلال شهر يناير 2022 م  لمنشـأة “الجندي” للخدمات العقارية:

1. في 1/1 بدأت منشأة “الجندي” للخدمات العقارية أعمالها بتخصيص مبلـغ 360,000 جنيه كرأس مال أودع في البنك باسم المنشأة.
2. في 1/2 تم شراء أراضي بمبلغ 282,000 جنيه بشيك.
3. في 1/5 تم شراء مبني بمبلغ 72,000 جنيه ، دفع منها 30,000 جنيه بشيك والباقي على الحساب.
4. في 1/10 تم بيع جزء من الأراضي بسعر التكلفة وقدره 22,000 جنيه علی الحساب.
5. في 1/14 تم شراء معدات مكتبية بمبلغ 10,800 جنيه على الحساب.
6. في 1/20 تم تحصيل مبلغ 3,000 جنيه نقدا من قيمة الأراضي المباعة فـي العاشر من نفس الشهر.
7. في 1/29 تم تسديد 6,000 جنيه من المبلغ المتبقي من ثمن المبني.

المطلوب:

1.  إثبات العمليات السابقة في دفتر اليومية.

الحل :