صندوق المصروفات النثرية

Petty Cash

0

صندوق المصروفات النثرية Petty Cash

هو عبارة عن سلفة مستديمة تخصص للإنفاق على المصروفات النثرية، مثـل مصروفات البريد والأدوات الكتابية والإعلان..الخ، وذلك بغرض تسهيل عملية الإنفاق على تلك المصروفات، وينشأ صندوق المصروفات النثرية بوضع مبلغ محـدد بعـهدة موظف معين، يسمى أمين صندوق المصروفات النثرية، يتولى الصرف منه بموجـب مستندات حتى يقارب على النفاد. وفي نهاية الفترة المعينة (قـد تكـون أسـبوعا أو شهرا) يقدم أمين صندوق المصروفـات النثريـة للصـراف العـام بيانـا مفصـلا بالمصروفات خلال الفترة مؤيدا بالمستندات وذلك لاستعاضة السلفة. ومن ثـم يقـوم الصراف العام بسداد قيمة المدفوعات التي تمت خلال الفترة وتثبت هذه المصروفات في دفتر اليومية. ويمسك أمين صندوق المصروفات النثرية سجلا تحليليا تثبـت بـه المصروفات النثرية أولا بأول، ويأخذ الشكل التالي:

تاريخ بيان مقبوضات  مدفوعات تحليل المصروفات
اعلان بريد أدوات كتابية أخري

ويلاحظ أنه يتم تخصيص خانة (أو عمود) لكل نوع من أنواع المصروفـات النثرية ذات المبالغ الكبيرة نسبيا، أما المصروفات النثرية ذات المبالغ الصغيرة نسبيا فتخصص لها خانة واحدة تسمى المصروفات الأخرى.

المعالجة المحاسبية للمصروفات النثرية

إنشاء السلفة المستديمة

يتم إنشاء السلفة المستديمة بالقيد التالي:

XXX من حـ/  صندوق المصروفات النثرية
XXX إلى حـ/ النقدية (بالبنك أو بالصندوق)

استعاضة السلفة

يتم استعاضة المنصرف من السلفة المستديمة لسداد المصروفـات المختلفـة بالقيد التالي:

من مذكورين
XXX من حـ/  مصاريف إعلان
XXX من حـ/  مصاريف بريد
XXX من حـ/  مصاريف أدوات كتابية
XXX إلى حـ/ النقدية (بالبنك أو بالصندوق)

زيادة السلفة

إذا تبين أن مبلغ السلفة لايكفي لسداد المصروفات النثرية التي تتـم خـلال الفترة المعينة فإنه يتم زيادة مبلغ السلفة بالقيد التالي:

XXX من حـ/  صندوق المصروفات النثرية
XXX إلى حـ/ النقدية (بالبنك أو بالصندوق)

تخفيض السلفة

إذا تبين أن مبلغ السلفة يزيد بشكل واضح عن المصروفات النثريــة التـي تنفقها المنشأة خلال الفترة المعينة، فإنه يتم تخفيض السلفة بالمقدار الـذي يحقـق التوازن بين قيمة السلفة وقيمة المصروفات النثرية ويتم ذلك بالقيد التالي:

XXX من حـ/  النقدية (بالبنك أو بالصندوق)
XXX إلى حـ/ صندوق المصروفات النثرية

العجز في السلفة

يتم إجراء جرد فعلي للنقدية الموجودة طرف أمين صندوق المصروفـات النثرية في نهاية الفترة المحددة، كما يتم إجراء مطابقة بين الرصيد الدفتري لصندوق المصروفات النثرية وبين النقدية الفعلية الموجودة معه من واقع الجرد، فـإذا كـان الرصيد الدفتري للصندوق أكبر من النقدية الفعلية التي في حيازة أمين الصندوق مـن واقع الجرد، فإن هناك عجزا في السلفة يتم إثباته بالقيد التالي:

XXX من حـ/  عجز أو زيادة صندوق المصروفات النثرية
XXX إلى حـ/ صندوق المصروفات النثرية

ولابد أن تبحث المنشأة الأسباب التي أدت إلى وجود العجز، فإما أن تحمـل هذا العجز على أمين الصندوق إذا كان هو المتسبب في حدوثه أو تتحمله المنشـأة إذا كانت أسبابه خارجة عن إرادة أمين الصندوق.

الزيادة في السلفة

أما إذا كان الرصيد الدفتري للصندوق أقل من النقدية الفعلية التي في حيـازة أمين الصندوق من واقع الجرد فإن هناك زيادة في السلفة تثبت بالقيد التالي:

XXX من حـ/  صندوق المصروفات النثرية
XXX إلى حـ/ عجز أو زيادة صندوق المصروفات النثرية

وتعالج الزيادة في السلفة باعتبارها إيرادا من إيرادات المنشـأة يقفـل فـي حساب المتاجرة والأرباح والخسائر.

مثال

في 2022/9/1 قررت المنشأة إنشاء صندوق للمصروفات النثرية بمبلغ 10,000 جنيه، حيث تم سحب شيك بالمبلغ وسلم إلى أمين الصندوق الـذي عين لهذا الغرض، وخلال شهر سبتمبر قام الصراف بسداد المبالغ التالية:

  • مصاريف إعلان 1,040 جنيه
  • بريد وتلغراف 100 جنيه
  • أدوات كتابية 3,700 جنيه
  • مصاريف نقل للداخل 2,700 جنيه
  • إصلاح آلة كاتبة 500 جنيه
  • مصروفات عمومية 940 جنيه.

المطلوب:

أولا: إثبات العمليات السابقة في سجل صندوق المصروفات النثرية.

ثانيا: إجراء قيود اليومية اللازمة لإثبات كل من:

  1. إنشاء السلفة.
  2. استعاضة السلفة في 2022/9/30 إذا تمت بشيك.

ثالثا: إجراء قيود اليومية اللازمة لإثبات العجز أو الزيادة في الحالتين التاليتين كل على حدة:

  1. بافتراض أن النقدية المتبقية في 2022/9/30 لدى أمين الصندوق كـانت 700 جنيه .
  2. بافتراض أن النقدية المتبقية في 2022/9/30 لدى أمين الصندوق كـانت 1,160 جنيه.

الحل:

لتحميل حل المثال لسجل صندوق المصروفات النثرية اكسيل ⇐ صندوق المصروفات النثرية

أولا: إثبات العمليات السابقة في سجل صندوق المصروفات النثرية:

بيان مقبوضات  مدفوعات تحليل المصروفات
 مصاريف إعلان مصاريف بريد وتلغراف مصاريف أدوات كتابية مصاريف نقل للداخل  مصاريف تصليح الآلة الكاتبة  مصروفات عمومية
البنك 10000
 مصاريف إعلان 1040 1040
مصاريف بريد وتلغراف 100 100
مصاريف أدوات كتابية 3700 3700
مصاريف نقل للداخل 2700 2700
 مصاريف تصليح الآلة الكاتبة 500 500
 مصروفات عمومية 940 940
8980 1040 100 3700 2700 500 940
رصيد 1020
المجموع 10000 10000

ثانيا:

1- إثبات إنشاء السلفة:

     10,000 من حـ/  صندوق المصروفات النثرية
     10,000 إلى حـ/ البنك

۲- قيد استعاضة السلفة في 2022/9/30 :

من مذكورين
1040 من حـ/  مصاريف إعلان
100 من حـ/ مصاريف بريد وتلغراف
3700 من حـ/ مصاريف أدوات كتابية
2700 من حـ/ مصاريف نقل للداخل
500 من حـ/ مصاريف تصليح الآلة الكاتبة
940 من حـ/ مصروفات عمومية
8980 إلى حـ/ البنك

ثالثا :

1- إثبات العجز في السلفة:

320 من حـ/  عجز أو زيادة صندوق المصروفات النثرية
320 إلى حـ/ صندوق المصروفات النثرية

2- إثبات الزيادة في السلفة:

140 من حـ/  صندوق المصروفات النثرية
140 إلى حـ/ عجز أو زيادة صندوق المصروفات النثرية

وتجدر الإشارة إلى أنه في نهاية الفترة يتم إقفال حسـاب عجـز أو زيـادة صندوق المصروفات النثرية في حساب المتاجرة والأرباح والخسائر، وذلك حســبـما يكون عليه رصيد عجز أو زيادة صندوق المصروفات النثرية، فإذا كان رصيده مدينا فإنه يعالج باعتباره مصروفا، في حين إذا كان رصيده دائنا فإنـه يـعـالج باعتبـاره إيرادا. كما يلاحظ أيضا أنه يجب إقفال صندوق المصروفات النثرية في نهاية الفترة المحاسبية بغض النظر عن الرصيد الموجـود بـه، وذلـك حتـى يمكـن تسـجيل المصروفات التي تم صرفها وترحيلها إلى الحسابات الخاصة بها والتي تخص الفترة. حيث يترتب على عدم القيام بتسجيل وترحيل مثل هذه المصروفات عدم تحميل الفترة المحاسبية بما يخصها من مصروفات.

اترك تعليقا

يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على ذلك ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك. قبول قراءة المزيد