طرق وضع الموازنات

الأطر الزمنية للموازنات Time Frame for Budgets

يتم إعداد الموازنة بشكل عام لفترة زمنية محددة ، عادةً لمدة عام واحد ، والموازنة السنوية تنقسم إلى أشهر أو ربما موازنات ربع سنوية . عادة يتم تطوير الموازنة لنفس الوقت الفترة التي تغطيها السنة المالية للشركة. عندما تكون فترة الموازنة هي نفس قترة السنة المالية(الميزانية )، إعداد الموازنة أسهل ويتم تسهيل المقارنات بين النتائج الفعلية والنتائج المخطط لها. تسمى هذه المقارنة ب تقرير الانحراف .

يمكن أيضًا إعداد الموازنات على أساس مستمر. في جميع الأوقات ، تغطي الموازنة عددًا محددًا من الأشهر ، أرباع ، أو سنوات في المستقبل. كل شهر أو ربع سنة ، يتم سحب او اسقاط الشهر أو الربع الذي اكتمل للتو ويتم إضافة الموازنة شهرية أو ربع سنوية جديدة إلى نهاية الموازنة.

على سبيل المثال ، في يناير 2022، ستغطي الموازنة المتجددة الأشهر من فبراير 2022 حتى يناير 2023.و في فبراير 2022 ستغطي الموازنة المتجددة الأشهر من مارس 2022حتى فبراير 2023 .

في نفس الوقت الذي يتم فيه سحب او ابعاد شهر أو ربع سنة وإضافة شهر أو ربع جديد ، الفترات الأخرى في الموازنة سوف تعكس أي معلومات جديدة أصبحت متاحة. وبالتالي ، فإن الموازنة يتم تحديثها باستمرار وتغطي دائمًا نفس القدر من الوقت في المستقبل. هذا النوع من الموازنة تسمى الموازنة المتجددة أو الموازنة المستمرة.

عند استخدام الموازنة المستمرة ، يتم إجراء الموازنة والتخطيط دائمًا معا . المزايا هي:
1- الموازنات لم تعد تتم مرة واحدة فقط في السنة.
2- موازنة الفترة التالية كاملة (عادة 12 شهرًا) و موجودة دائمًا.
3- من المرجح أن تكون الموازنة يتم تحديثها باستمرار، لا سيما في بيئة تتغير بسرعة.
تساعد الموازنة المتجددة والمستمرة  الإدارة على أن تكون أكثر استجابة للتغييرات غير المتوقعة في الظروف ، لأنها تسمح للإدارة بإجراء تعديلات على تلك التغييرات في الموازنة . كلما يضاف ربع أو شهر جديد في النهاية ، لدى الإدارة فرصة لمراجعة الفترات الآخري في الموازنة ، كذلك ، للمراجعات المحتملة لدمج المعلومات الجديدة.
4- من المرجح أن ينتبه المديرون إلى العمليات التشغيلية المدرجة في الموازنة لفترة الموازنة كاملة.

عادة ما يكون للشركات موازنات طويلة الأجل أيضًا. موازنات السنوات التالية للسنة القادمة عادة تحتوي فقط على بيانات التشغيل الأساسية ولا تحاول تقديم موازنة تشغيلية و مالية كاملة. إن وجود موازنة طويلة الأجل جنبًا إلى جنب مع الموازنة الرئيسية للسنة القادمة يمكن الإدارة من تحديد تأثير خططها الإستراتيجية على العمليات التشغيلية قصيرة المدى في المستقبل .

طرق تطوير ووضع الموازنة Methods of Developing the Budget

1-موازنات قائمة علي المشاركة  participative budget

يتم تطوير الموازنة القائمة علي المشاركة من الأسفل بالهيكل التنظيمي إلى الأعلى. كل الموظفين الذين سيتاثرون بالموازنة سوف يشاركوا في عملية وضع وتطوير الموازنة ، حتى الموظفين من المستوى الأدنى. يتضمن هذا النوع من تطوير الموازنة التفاوض بين المديرين من المستوى الأدنى وكبار المديرين .

فوائد ومزايا وضع الموازنة بنظام المشاركة 

• الموازنة التشاركية هي وسيلة اتصال جيدة. تمنح عملية إعداد الموازنة بشكل تشاركي كبار المديرين فهماً أفضل للمشاكل التي يواجهها موظفوهم. معرفة الموظفون أكثر تخصصًا ولديهم خبرة عملية في إدارة الأعمال بشكل يومي. في الوقت نفسه ، يكتسب الموظفون فهمًا أفضل للمشكلات التي تواجهها الإدارة العليا
• من المرجح أن تكسب الموازنة التشاركية التزام الموظف بتحقيق أهداف الموازنة . الموظفون هم أكثر استعدادًا لتكريس جهد إضافي لتحقيق الأهداف التي يرون أنها أهدافهم.
• من المرجح أن تكون الموازنة التشاركية قابلة للتحقيق لأنها تم تطويرها بمدخلات من الأشخاص المسؤولين عن تحقيقها.

عيوب وضع الموازنة بنظام المشاركة 

• ما لم تتحكم الإدارة العليا في عملية الموازنة بشكل صحيح ، يمكن أن تؤدي الموازنة التشاركية إلى أن أهداف الموازنة الموضوعة يسهل تحقيقها ( الركود في الموازنة) . الركود في الموازنة وهي ممارسة التقليل من الإيرادات المخططة والمبالغة في تقدير التكاليف المخططة لجعل الربح الإجمالي المدرج في الموازنة أكثر قابلية للتحقيق. هذا هو الفرق بين المبلغ المدرج في الموازنة والمبلغ الذي يتوقعه المدير بالفعل.
• يمكن أن يكون دمج الخطط الإستراتيجية للشركة في الموازنة أكثر صعوبة عندما يكون وضع واعداد الموازنة من القاعدة(مستوي اداري منخفض ) إلى القمة (مستوي اداري اعلي ) .
• تستغرق الموازنة التشاركية وقتًا أطول من الموازنة المفروضة نظرًا لانخفاض المستوى الاداري  يحتاج المديرون والموظفون للالتقاء والتفاوض بشأن ميزانياتهم.

2-موازنات مفروضة من الادارة  authoritative budget

يتم تطوير الموازنة المفروضة من الادارة من أعلى الهيكل التنظيمي إلى أسفل. الإدارة العليا تعد جميع الموازنات لكل قطاع من قطاعات المنظمة. يتم فرض الموازنات على المستوى الأدنى المديرين والموظفين.

فوائد ومزايا وضع الموازنة المفروضة من الادارة

• تمنح عملية الموازنة المفروضة من الإدارة العليا تحكمًا أفضل في عملية صنع القرار من الموازنة التشاركية.
•  تضع الموازنة المفروضة من الادارة مزيدًا من التركيز على تحقيق الخطط الإستراتيجية الموضوعة من قبل الإدارة العليا.
•  يمكن وضع الموازنة المفروضة بشكل أسرع وبمرونة أكبر من الموازنة التشاركية لأنها تلغي الحاجة إلى الاجتماع مع مديري المستوى الأدنى للتفاوض معهم بشأنهم موازاناتهم .
•  الركود في الميزانية لا يمثل مشكلة.

عيوب وضع الموازنة المفروضة من الادارة

• لأن المديرين والموظفين من المستوى الأدنى (أي أولئك المسؤولين عن تنفيذ الموازنة ) ليس لهم مدخلات في عملية وضع و تطوير الموازنة ، وعادة ما يكون لديهم التزام أقل إلى تحقيق الموازنة وأقل قبولًا لها.
•  يتم استخدام الموازنة المفروضة لإصدار الأوامر أو إملاءها. من المرجح أن يستاء الناس من إعطاءهم أوامر قد ينتج عنها مشاكل معنوية .
•  لأن الموازنة المفروضة الرسمية تفتقر إلى المدخلات من المديرين من المستوى الأدنى ، فقد لا تكون أهدافها عملية أو ممكن تحقيقها لأنها لا تأخذ في الاعتبار القيود الحالية التي يواجهها المديرين من المستوى الأدنى و قد لا تكون الإدارة العليا على علم به.
• يتم تقليل الاتصال بين الإدارة العليا والإدارة ذات المستوى الأدنى والموظفين في الموازنة المفروضة.

3- موازنات استشارية  consultative budget

الموازنة الاستشارية هي مزيج من تطوير الموازنة قائمة علي المشاركة والموازنة المفروضة من الادارة . تطلب الإدارة العليا مدخلات من مديري المستوى الأدنى ولكنها تقوم بعد ذلك بتطوير الموازنة مع عدم المشاركة في صنع القرار أو التفاوض.

فوائد ومزايا وضع الموازنة بنظام الاستشارة

• بما أن الإدارة العليا تتخذ القرارات النهائية دون أي تفاوض ، فإن الإدارة تحافظ على الرقابة على عملية وضع الموازنة. نتيجة لذلك يتم دمج الخطط الإستراتيجية للإدارة العليا في الموازنة والركود في الموازنة اصبح ليس مشكلة.
•  مقدار الوقت المطلوب لتطوير الموازنة الاستشارية أقل من الوقت المطلوب ل الموازنة التشاركية.
• إذا رأى مديرو المستوى الأدنى المدخلات التي قدموها مدمجة في الموازنة النهائية ، فقد يكونون عندهم قبول والتزام بالموازنة كما لو تم وضعها بشكل تشاركي.

عيوب وضع الموازنة بنظام الاستشارة

•  مقدار الوقت المطلوب لتطوير الموازنة الاستشارية أكبر من الوقت المطلوب للموازنة المفروضة من الادارة.
•  إذا شعر مديرو المستوى الأدنى أنه تم تجاهل مدخلاتهم ، فقد يكونون أكثر استياء من ذلك إذا لم يُطلب منهم أبدًا تقديم مدخلات في المقام الأول. لطلب المدخلات ثم عدم استخدامها (هذا مرفوض). ربما مديري المستوى الأدنى الذين تم تجاهل مدخلاتهم لا يمكن التوقع منهم تقديم الكثير من المدخلات في عمليات تطوير الموازنة المستقبلية.