مستندات الجرد

مستندات الجرد ⇐ من الأمور الواجب الإشارة إليها بداية أن تصميم النماذج والمستندات بأنواعها واستخداماتها المختلفة يجب أن يتمشى مع احتياجات وظروف المنشأة، وهو الأمر الذي يعني أنه لا يوجد شكل ثابت للنماذج والمستندات المستخدمة في إجراء الجرد ولذلك سوف نكتفي في هذا المقام بالإشارة إلى أهم المستندات التي يتطلبها جرد المخزون من حيث طبيعة البيانات التي تحتوي عليها والغرض من استخدامها تاركين مهمة تصميم تلك المستندات أو النماذج الإدارة المنشأة .

بطاقات الصنف

تحتوي هذه البطاقة على بيانات عن اسم الصنف، الرمز أو رقم الجزء، وصف الصنف، الموقع في المخازن، الكميات الواردة، تاريخ التسلم ، الكميات الصادرة، تاريخ الإصدار ، الرصيد المتبقي ، ورقم الحساب الذي يجب أن يحمل به الصنف و بجانب أغراض الجرد فإن بطاقة الصنف تفيد في الحالات التالية :

• إظهار الكمية أو الرصيد المتبقي من الصنف في تاريخ محدد.
• المراجعة على سجلات المخازن، حيث يجب أن تتطابق الكميات الموضحة بالبطاقة مع الأرصدة المسجلة في دفتر أستاذ المخزون.
• تلافي أخطاء صرف أصناف غير مطلوبة، وذلك من خلال مطابقة رمز الصنف أو رقمه مع الرمز أو الرقم المدون على إذن الصرف من المخازن.

إذن صرف مواد

يجب ألا تخرج المواد من المخازن إلا بموجب مستند معتمد يطلق عليه اسم إذن الصرف، ويحتوى هذا المستند على عدة بيانات من أهمها : تاريخ ورقم الإذن ، وصف المواد أو الأجزاء المطلوبة أو رموزها ، رقم الحساب الذي سيحمل بالمواد ، الكمية المطلوبة ،تاريخ التسليم ،اسم الجهة الطالبة ، التوقيع أو اعتماد المستند من جهة الاختصاص.

نموذج رد مواد إلى المخازن

عندما ترد مواد غير مستعملة إلى المخازن فإنها يجب أن تسجل في هذا النموذج، حيث يوضح به السبب الذي من أجله ستوضع هذه المواد في المخازن ، ومن الجدير بالذكر أن المواد المرتجعة إذا وجدت بعد التفتيش عليها مطابقة للحالة التي كانت عليها عند إصدارها من المخازن فإن الحساب الذي سبق أن حمل بها يصبح دائناٌ بهذه المواد بالقيمة نفسها. كما يجب أن ترسل نسخة من هذا النموذج إلى الموظف المختص بسجلات المخازن لإثبات عملية الرد أما إذا كانت المواد المرتجعة قد تعرضت للتلف ولم تعد بالحالة التي كانت عليها وقت الصرف فإنها ترجع إلى المخازن على أنها خردة وتسجل في نموذج آخر غير نموذج المواد المرتجعة غير المستعملة.

سجل المخازن Stores record

ويطلق عليه أيضا اسم أستاذ المخزون. ويحتوى هذا السجل على بيانات عن كل صنف من المواد المستخدمة في المنشأة من حيث الكميات المطلوبة والكميات الواردة والرصيد المتبقي والاحتياجات الإجمالية من كل صنف. كما يوضح سجل المخازن الكميات المطلوبة ولم يتم تسلمها بعد، والكميات المحتجزة لمقابلة أوامر الإنتاج ولكن لم تصرف بعد من المخازن، وأيضا الكميات المتاحة للاستعمال مستقبلاٌ.

قوائم وبطاقات الجرد Count Lists / cards

تستخدم بطاقات الجرد كخطوة تمهيدية لإعداد قوائم الجرد ، حيث تعلق تلك البطاقات على كل صنف يتم جرده، ويوضع بوجه البطاقة البيانات الخاصة وكمياته عند الجرد ، أما ظهر البطاقة فيوضح به حركة الصنف أثناء الجرد (إذا حدثت أي عملية تسلم أو صرف). وبعد التأكد من أن جميع الأصناف قد جردت، وأدرجت حالتها وكميتها على البطاقة يتم نقل البيانات المدونة بهذه البطاقة إلى قوائم الجرد وعادة تحتوي قوائم الجرد على البيانات التالية : رقم القائمة ، تاريخ الجرد ، مكان الجرد ومكان الصنف بالمخزن، رمز الصنف أو رقمه ووصفه، وحدة التداول أو القياس الكمية الموجودة بالمخازن وقت الجرد، قيمة المخزون، حالة الصنف (جديد – مستعمل – تالف) فرق رصيد سجل المخازن عن الرصيد الفعلي والقيمة المالية لهذا الفرق وملاحظات القائم بالجرد.