ما هي مهام محاسب المقبوضات؟

مهام محاسب المقبوضات لا تقتصر على تسجيل النقدية فقط، بل تشمل إدارة دورة الإيرادات بالكامل، بدءاً من تحصيل مستحقات العملاء وحتى انعكاسها بدقة في القوائم المالية. ويُعد هذا الدور عنصراً أساسياً في الحفاظ على السيولة وتحقيق الاستقرار المالي للشركات.

محاسب المقبوضات (Accounts Receivable Accountant) مسؤول عن تحويل المبيعات الآجلة إلى تدفقات نقدية فعلية، وهو ما يؤثر مباشرة على رأس المال العامل.

تسجيل المقبوضات اليومية

أول مهام محاسب المقبوضات هي تسجيل جميع التحصيلات سواء كانت:

• نقدية

• شيكات

• تحويلات بنكية

• مدفوعات إلكترونية

ويتم إثباتها محاسبياً لضمان دقة رصيد العملاء وعدم حدوث تضخم أو عجز في الحسابات.

مطابقة التحصيلات مع الفواتير

من أهم مسؤوليات محاسب المقبوضات مطابقة المبالغ المحصلة مع الفواتير المستحقة.

تشمل هذه العملية:

• تحديد الفواتير المسددة

• معالجة الدفعات الجزئية

• اكتشاف الفروقات

• إقفال الأرصدة بدقة

أي خطأ هنا يؤدي إلى تضارب في أرصدة العملاء.

إعداد تقرير أعمار الديون (Aging Report)

تقرير أعمار الديون من أهم أدوات تحليل الذمم المدينة.

يقوم محاسب المقبوضات بتقسيم الأرصدة إلى:

• أقل من 30 يوم

• 31–60 يوم

• 61–90 يوم

• أكثر من 90 يوم

هذا التقرير يساعد الإدارة في اتخاذ قرارات ائتمانية حاسمة.

متابعة العملاء المتأخرين في السداد

من ضمن مهام وظيفة محاسب المقبوضات التنسيق مع قسم التحصيل لمتابعة العملاء المتأخرين، وتقديم تقارير دورية عن:

• نسبة التحصيل

• العملاء عاليي المخاطر

• احتمالية الديون المعدومة

إجراء التسويات البنكية

التسوية البنكية جزء أساسي من مهام محاسب المقبوضات، حيث يتم:

• مطابقة كشوف البنك مع النظام المحاسبي

• مراجعة التحويلات الواردة

• معالجة أي فروقات

وهي خطوة رقابية لمنع الأخطاء أو التلاعب.

معالجة الخصومات والمردودات

يتعامل محاسب المقبوضات مع:

• خصم تعجيل السداد

• خصومات تجارية

• مردودات المبيعات

مع التأكد من اعتمادها رسمياً وتسجيلها بالقيد الصحيح.

إعداد التقارير المالية

تشمل مسؤوليات محاسب المقبوضات إعداد:

• تقرير التحصيل اليومي

• تقرير الذمم المدينة

• نسبة التحصيل إلى المبيعات

• متوسط فترة التحصيل (DSO)

هذه المؤشرات تُستخدم في تقييم كفاءة إدارة النقد.

دعم إدارة التدفق النقدي

إدارة التدفقات النقدية تعتمد بشكل مباشر على كفاءة محاسب المقبوضات، حيث يساهم في:

• تقليل فجوات السيولة

• تحسين رأس المال العامل

• تقليل الاعتماد على التمويل الخارجي

المخاطر المرتبطة بالوظيفة

هذه الوظيفة معرضة لمخاطر عالية مثل:

• الاختلاس

• التلاعب بالفواتير

• إخفاء التحصيلات

• التسجيل المزدوج

• تأخير إثبات الإيرادات

لذلك يُشترط وجود نظام رقابة داخلية قوي، مثل:

• الفصل بين الاستلام والتسجيل

• مراجعة دورية مستقلة

• تسويات شهرية إلزامية

• نظام ERP محكم

الفرق بين محاسب المقبوضات وأمين الخزينة

المقارنة	محاسب المقبوضات	أمين الخزينة
طبيعة العمل	تسجيل وتحليل	استلام وتسليم نقدي
المسؤولية	إدارة الذمم المدينة	إدارة النقد الفعلي
التقارير	تقارير مالية تحليلية	تقارير يومية نقدية

ببساطة:

أمين الخزينة يستلم النقد…

ومحاسب المقبوضات يُحوّل الاستلام إلى معلومة مالية دقيقة.

المهارات المطلوبة لمحاسب المقبوضات

مهارات فنية:

• إتقان القيود المحاسبية

• فهم دورة الإيرادات

• استخدام برامج ERP

• مهارات Excel متقدمة

مهارات تحليلية:

• تحليل أعمار الديون

• قراءة التدفقات النقدية

• اكتشاف الفروقات

مهارات سلوكية:

• الدقة

• النزاهة

• القدرة على العمل تحت ضغط

• مهارات تواصل قوية

لأن التعامل مع العملاء المتأخرين يتطلب احترافية… وليس انفعال.

مؤشرات قياس أداء محاسب المقبوضات (KPIs)

يتم تقييم أداء محاسب المقبوضات بناءً على:

• نسبة التحصيل إلى المبيعات

• متوسط فترة التحصيل (DSO)

• انخفاض الديون المعدومة

• دقة القيود المحاسبية

كلما انخفض DSO ارتفعت كفاءة الإدارة المالية.

في عالم الشركات الحديثة، يُعتبر محاسب المقبوضات (أو محاسب العملاء / Accounts Receivable Specialist) العمود الفقري الحقيقي لـ Cash Conversion Cycle. هو الشخص الذي يحول “الإيراد المسجل في الدفاتر” إلى نقدية فعلية في البنك… أو على الأقل يحاول جاهدًا ألا يتحول الإيراد إلى ديون معدومة (Bad Debts) تُكبد الشركة خسائر.

قليلون يدركون أن متوسط DSO (Days Sales Outstanding) في الشركات العربية يتراوح بين ٦٠–١٢٠ يومًا، بينما الناجحون يضغطونه إلى أقل من ٤٥ يومًا. والفرق في التدفق النقدي قد يعني الفرق بين الاستمرارية وإغلاق الأبواب.

المهام الرئيسية لمحاسب المقبوضات (تصنيف حسب التكرار والأهمية)

1. المهام اليومية / التشغيلية (Daily Core Operations)

• إصدار وتوزيع الفواتير (Invoicing) فور اعتماد أمر البيع أو إتمام الخدمة
• تسجيل قيود المبيعات الآجلة في دفتر اليومية (من حساب العميل ← إلى حساب المبيعات + ضريبة القيمة المضافة إن وجدت)
• تسجيل وترحيل المقبوضات النقدية والشيكات والتحويلات (Cash Application) على حسابات العملاء بدقة متناهية
• مطابقة الإيداعات البنكية (Bank Reconciliation – جزء من المقبوضات) مع قيود النظام
• متابعة الفواتير القادمة للاستحقاق اليومي وإرسال تذكيرات لطيفة أولية (Reminder #0 أو #1)
• الرد على استفسارات العملاء حول الفواتير – المبالغ – الخصومات – الأخطاء (Customer Query Resolution)
• تسجيل ومعالجة Credit Notes و Debit Notes الناتجة عن مردودات أو تعديلات أسعار

2. المهام الأسبوعية (Weekly Control & Pressure Points)

• إعداد تقرير Aging Report (تحليل أعمار الديون) مفصل حسب العميل / القطاع / فريق المبيعات
• تصنيف العملاء إلى (Current – 1–30 – 31–60 – 61–90 – Over 90)
• إرسال Reminders الرسمية الثانية والثالثة للعملاء المتأخرين (عادةً عبر البريد الإلكتروني + الاتصال الهاتفي)
• تحديث حالة العملاء في النظام (Blocked / On Hold / Credit Limit Exceeded)
• مراجعة الـ Collection Target الأسبوعي مع مدير التحصيل أو المدير المالي

3. المهام الشهرية / الدورية (Monthly & Closing Duties)

• إجراء Account Reconciliation لحسابات العملاء الكبار (Top 20–30 عميل)
• إعداد مصادقات الحسابات (Confirmation of Balances) وإرسالها للعملاء ومتابعة الردود
• احتساب وتسجيل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها (Provision for Doubtful Debts / ECL – Expected Credit Loss)
• إعداد تقرير DSO وتقرير Overdue Analysis وتقديمه للإدارة العليا
• المشاركة في إغلاق الحسابات الشهري (AR Roll-forward – Beginning Balance + Invoices – Collections – Adjustments – Ending Balance)
• مراجعة وتسوية الحسابات الوسيطة المتعلقة بالعملاء (Down Payments – Advances – Retentions)

4. المهام الاستراتيجية / غير الدورية (للمحاسب المتميز)

• اقتراح تعديل Credit Policy بناءً على سلوك العملاء الفعلي
• المشاركة في Customer Risk Scoring وتحديد حدود الائتمان الديناميكية
• بناء Collection Playbook مخصص لكل شريحة عملاء
• أتمتة عمليات التحصيل باستخدام (Auto-reminders – Payment Links – WhatsApp Integration)
• المساهمة في تقليل Bad Debt % من إجمالي المبيعات الآجلة