التكاليف ومصطلحات التكلفة

من الخطأ الاعتقاد بأن المحاسبة مجرد حصر أرقام تم تجميعها وتصنيفها وتتبعها ، قمحاسبة التكاليف الحديثة تتعدى ذلك بكثير ، فهي تلعب دورا هاما في اتخاذ القرارات الإدارية ، وذلك ابتداء من توفير المعلومات اللازمة للتخطيط لمنتجات جديدة ، حتى تقييم مدى نجاح آخر حملة تسويقية .

تحتوي التقارير المحاسبية على مفاهيم ومصطلحات متنوعة للتكلفة ، تمثل قدرا هائلاً من المعلومات ، ومن يستوعب هذه المفاهيم والمصطلحات من المديرين ، يستطيع استخدام المعلومات المتوافرة بشكل أفضل ، فضلاً عن تجنب الاستخدام الخاطئ لها ، ناهيك عن أن الفهم العام والمشترك Common لمعنى مفاهيم ومصطلحات التكلفة بسهل من الاتصال بين كل من المديرين والمحاسبين الإداريين .

التكاليف ومصطلحات التكلفة

COSTS AND COST TERMINOLOGY

يعرف المحاسبون التكلفة Cost بأنهـا مـورد مضحى به أو ضائع  Sacrificed or for gone لتحقيق هدف محدد ، وعادة تقاس التكلفة (مثل المواد المباشرة أو الإعلان) بقيم نقدية من الواجب دفعها للحصول على سلع أو خدمات . وتتمثل التكلفة الفعلية Actual cost في التكلفة التي حدثت (التكلفة التاريخية) وذلك لتمييزها عن التكلفة المخططة (أو المتنبأ بها Forecasted) طبقا للموازنة .

ويحتاج المديرون لمعرفة تكلفة شيء معين (مثل منتج ، أنه خدمة ، أو عملية) ، لـترشـيـد قـراراتهم ، وتطلق على هذا الشي .. مصطلح غرض التكلفة Cost object والذي يعبر عن أي شيء يكون من المرغوب قياس تكاليفه .

إن نظام تحديد التكلفة بحسب التكاليف عادة في خطوتين أساسيتين هما : حصر وتجميع accumulation ، ثم تعيين assignment ، وتتمثل الخطوة الأولى في تجميع بيانات التكلفة بطريقة ما منظمة organized عن طريق نظام المحاسبة . فعلى سبيل المثال ، الناشر الذي يشتري ورقا لطباعة المجلات يجمع (يحصر ) تكاليف الورق المشترى في أي شهر للحصول على إجمالي التكلفة الشهرية لهذه الخامة ، وبعد حصر التكاليف ، تأتي الخطوة الثانية وهي أن يعين المديرون التكاليف لأغراض تكلفة محددة (مثل المجلات المختلفة للناشر) ، وذلك للمساعدة في اتخاذ قرار (مثل تسعير هذه المجلات المختلفة) ، ويعين المديرون التكاليف لأغراض التكلفـة لـتـحـقـيـق أغراض عديدة ، فالتكاليف المحددة لقسم ما ، تسهل اتخاذ القرارات المتعلقة بكفاءة ذلك القسم ، كما تساعد التكاليف المعينة للمنتجات في قرارات التسعير ، وفي تحليل ريحية المنتجات المختلفة ، أما التكاليف المعينة للعملاء ، فتساعد المديرين على تحديد وفهم الربحية المحققة من العملاء المختلفين ، واتخاذ قرارات بتخصيص الموارد بالشكل الذي يدعم العملاء المختلفين . وتجدر الإشارة إلى أن تعيين التكلفة Cost assignment مصطلح عام يشمل (1) تتبع التكاليف المجمعة ذات العلاقة المباشرة بغرض التكلفة (2) تخصيص التكاليف المجمعة ذات العلاقة غير المباشرة بغرض التكلفة.

التكاليف المباشرة والتكاليف غير المباشرة

  DIRECT COSTS AND INDIRECT COSTS

تتبع التكلفة وتخصيص التكلفة Cost Tracing and Cost Allocation

•  التكاليف المباشرة لغرض التكلفة : هي التكاليف المرتبطة بغرض تكلفة معين ، ويمكن تتبعها له بطريقة ممكنة اقتصادي ( فعالية التكلفة Cost effective). فعلى سبيل المثال ، تكلفة الزجاجات أو العبوات تمثل تكلفة مباشرة لمشروبات البيبسي كولا ، فتكلفة الزجاجات أو العبوات يمكن تتبعها بسهولة أو تحديدها لكل مشروب ، ويستخدم مصطلح تتبع التكلفة  Cost Tracing  لوصف تعيين التكاليف المباشرة لغرض تكلفه معین .
• التكاليف غير المباشرة لغرض التكلفة : هي التكاليف المرتبطة بغرض تكلفة معين لكن لا يمكن تتبعها لذلك الغرض بطريقة ممكنة اقتصاديا  ( فعالية التكلفة ) .

فعلى سبيل المثال ، أجور المشرفين الذين يتـابعـون إنتاج العديد من منتجات المشروبات الغازية المختلفة في شركة بيبسي كولا تعتبر تكلفة غير مباشرة .

فرغم أن تكاليف الإشراف ترتبط بغرض التكلفة (البيبسي كولا) ، لأن الإشراف أمر ضروري لإدارة عملية إنتاج وبيع الببيسي كولا ، إلا أن تكاليف الإشراف تعتبر تكاليف غير مباشرة ، لأن المشرفين يتابعون أيضا إنتاج منتجات أخرى مثل مشروب (السفن اب) على خلاف تكاليف الإشراف ، فإنه يكون من الصعوبة تتبع تكلفة الزجاجات أو الـعـبـوات لخط البيبسي كولا ، ويستخدم مصطلح تخصيص التكلفة Cost allocation لوصف تعيين التكاليف غير المباشرة .

إن المديرين يرغبون في تحديد التكاليف لأغراض التكلفة بدقة لأن تكاليف المنتج غير الصحيحة سوف تضلل المديرين فيما يتعلق بربحية المنتجات المختلفة الأمر الذي يجعلهم يروجون لمنتجات غير مريحة ، ولا يركزون على المنتجات المريحة .

العوامل المؤثرة على تبويبات التكاليف إلى مباشرة و غير مباشرة

Factors Affecting Direct/ Indirect Cost Classifications

هناك عدة عوامل تؤثر على تبويب التكلفة إلى مباشرة أو غير مباشرة :

1- الأهمية النسبية لعنصر التكلفة  The materiality of the Cost in question

فكلما زادت التكلفة كلما زاد احتمال تتبع تلك التكلفة لغرض تكلفة معين بشكل مجد اقتصاديا ، فمثلاً إحدى الشركات التي تتلقى وتنفذ أوامر البيع بالبريد ، يمكنها بطريقة اقتصادية تتبع أتعاب ساعي البريد (حامل الطرد) لكل عميل على حدة ، ومن ثم تحمل هذه الأتعاب عليه مباشرة ، بعكس تكلفة ورق الفاتورة المرفقة بالطرد المرسل للعميل التي قد تصنف كتكلفة غير مباشرة ، لماذا؟ لأنه بالرغم من إمكانية تتبع تكلفة ورقـة الـفـاتـورة لكـل عـميل ، فليس من المجـدي اقـتـصـاديا (فعالية التكلفة) تتبع هذه التكلفة البسيطة من الورق لكل عميل ،فالمنافع المتوقعة من معرفة الرقم بالضبط  وليكن 0.4 جنيها (40 قرش) قيمة ورقة الفاتورة المرفقة مع الطرد أقل بكثير جدا من تكلفة الوقت والجهد المستنفد في تتبع هذه التكلفة لكل فرد .

2- التكنولوجيا المتاحة لجمع المعلومات Available technology gathering information

أدت التطورات في تكنولوجيا جمع المعلومات إلى تبويب الكثير والكثير من عناصر التكاليف كتكاليف مباشرة . فعلى سبيل المثال ، يسمح التكويد أو الترميز الالكتروني بالأعمدة لشركات صناعية عديدة بمعالجة مواد معينة كانت تصنف من قبل كتكاليف غير مباشرة  كتكاليف مباشرة للمنتجات ، فالعديد من المكونات وقطع الغيار تحمل ترميزاً بالأعمدة يمكن ملاحظته عند كل نقطة في العملية الإنتاجية ، ويمكن أن تتم قراءة هذا الترميز من منصب تكلفة التصنيع بنفس السرعة والطريقة المستخدمة المألوفة لنا في المحلات التجارية (أو ما يطلق عليها سوبر مارکت ) .

3- تصـمـيـم عـمـلـيـات الـتـشـغـل  Design of operations

إن تصنيف التكلفة كعنصر مباشر يكون أسهل لـو أن إمكانات الشركة (أو بعضا منها) يستخدم بالكامل لغرض تكلفة معين ، مثل منتج محدد أو عميل معين .

يجب أن تدرك أن عنصر تكلفة معين يمكن أن يكون مباشر لأحد أعراض التكلفة وغير مباشر لغرض تكلفة أخرى ، بمعنى أن التبويب المباشر وغير المباشـر يعتمد على اختيار غرض التكلفة . فعلى سبيل المثال ، فإن مرتب مشرف التجميع بشركة  يعتبر تكلفة مباشرة لو أن غرض التكلفة كـان قسم التجميع ، ولكنه يعتبر تكلفة غير مباشرة لو أن غرض التكلفة كـان منتجا ما ، وذلك لأن الشركة تجمع العديد من المنتجات المختلفة بقسم التجميع ، والقاعدة المفيدة في هذا الصدد ، أنه كلما اتسع مفهوم غرض التكلفة ( قسم التجميع بدلا من المنتج ) كلما زادت نسبة التكاليف المباشرة، وزادت ثقة الإدارة في صحة قيمة التكلفة الناتجة.