مزايا الموازنة

تمثل الموازنة أداة محاسبية شائعة ، تستخدمها الشركات لتخطيط ورقابة ما يجب تنفيذه لإرضاء عملائهم والنجاح في السوق . وتقدم الموازنات مقياسا للنتائج المالية المتوقع أن تحققـهـا الشركة من أنشطتها المخططة . وعن طريق التخطيط للمستقبل يتعلم المديرون توقع المشاكل الكامنة وكيفية تجنبها ، وبدلاً من مواجهة المشاكل في المستقبل ، يمكن أن يركز المديرون طاقتهم على استغلال الفرص ، وقد علق البعض على هذا بقوله : «إن قلة قليلة من التنظيمات هي التي تخطط وتفشل ، إلا أننا نجد أن الكثير من التنظيمات التي أحفقت قد فشلت في أن تخطط .

الموازنات BUDGETS

تمثل الموازنة :

1. تعبيرا كميا عن الخطة المقترحة بواسطة الإدارة عن فترة معينة .
2. المساعدة على تنسيق مـا نـحـتـاج أداؤه لتـنـفـيـذ تلك الخطة .

ويمكن أن تغطي الموازنة بكلاً من الحوانب المالية وغير المالية في الخطة ، وتستخدم كمخطط للشركة يجب اتباعه في الفترة القادمة ، والموازنة التي تغطى الجونب المالية تقيس توقعات الإدارة فيما يتعلق بالدخل ، التدفقات النقدية ، والمركز المالي . وكما أن القوائم المالية تعد عن فترات ماضية ، يمكن كذلك أن تعد القوائم المالية عن فترات مستقبلية فعلى سبيل المثال ، قائمة الدخل المخططة بالموازنة ، قائمة التدفقات النقدية المخططة بالموازنة ، والميزانية المخططة . وبجانب هذه الموازنات المالية يمكن أن تعد موازنات غير مالية عن عدد الوحدات المنتجة والمباعة وعدد العاملين ، وعدد المنتجات الجديدة التي قدمت للسوق .

دورة إعداد الموازنة BUDGETING CYCLE

وتتبع إدارة الشركات الجيدة عادة دورة إعداد الموازنة من خلال الخطوات التالية :

1. تخطيط أداء الـشـركـة ككل ، وأداء كل وحـدة فـرعـيـة بهـا (مثل الأقسام أو الإدارات) ، وأن توافق الإدارة عند كل المستويات على ما هو متوقع .
2. توفير مثل هذا الإطار الذي يمكن أن يرجع إليه أو يقاس عليه ، فإن توقعات محددة يجب أن تقارن مع النتائج الفعلية .
3. فحص الانحرافات عن الخطط ، واتخاذ إجراءات تصحيحية لاحقة على هذا الفحص إذا تطلب الأمر ذلك .
4. التخطيط مرة أخرى ، أخذا في الاعتبار التغذية العكسية والظروف المتغيرة .

وتعبر الموازنة الشاملة master budget عن الخطط المالية والتشغيلية للإدارة عن فترة محددة (عادة سنة) وتشمل مجموعة من القوائم المالية المخططة بالموازنة ، وتسمى الموازنة الشاملة بهذا الاسم لأنها خطة مبدئية لما تهدف الشركة إلى تحقيقه في الفترة القادمة ، وتعكس الموازية الشاملة أثر كل من قرارات التشغيل والتمويل .

• قرارات التشغيل ⇐ تتناول استخدام الموارد النادرة .
• قرارات التمويل  ⇐ تتناول الحصول على الأموال Funds اللازمة لحيازة تلك الموارد .

لأن الإدارة تقضي جزءا كبيرا من وقتها في إعداد وتحليل الموازنات ، فإن المزايا العديدة لإعداد الموازنة تجعل من هذا الوقت استثماراً حكيما لطاقتها .

وتختلف المصطلحات المستخدمة لوصف الموازنات بين الشركات ، فعلى سبيل المثال ، فإن القوائم المائية المعدة طبقا للموازنة يطلق عليها أحيانا قوائم مالية أمامية أو قبلية pro forma statement ، كما أن هناك شركات أخرى تطلق على إعداد الموازنة إعداد المستهدف Targeting ، ولإعطاء دفعة إيجابية أكثر لإعداد الموازنة ، فإن العديد من الشركات تصف الموازنة بأنها خطة ربح profit plan .

مزايا الموازنات Advantages of Budgets

عندما يتم تطويرها وإدارتها بشكل صحيح ، فإن الموازنات تقوم ب :

1. تعزيز التنسيق والتواصل بين وحدات وأنشطة المنظمة.
2. توفير إطار لقياس الأداء.
3. توفير الدافع للمديرين والموظفين لتحقيق خطط الشركة.
4. تعزيز التخصيص الفعال للموارد التنظيمية.
5. توفير وسيلة لضبط العمليات التشغيلية .
6. توفير وسيلة للتحقق من مدي التقدم نحو أهداف المنظمة.

تعزيز التنسيق والتواصل بين وحدات وأنشطة المنظمة

التنسيق يعني التوازن بين أنشطة جميع الوحدات الفردية للشركة بأفضل طريقة أن الشركة ستحقق أهدافها وأن الوحدات الفردية للشركة ستحقق أهدافها. و التواصل يعني نقل المعرفة بهذه الأهداف إلى جميع الموظفين.

على سبيل المثال ، عندما يشارك مدير المبيعات توقعات المبيعات مع مدير الإنتاج ، يمكن لمديرالإنتاج التخطيط ووضع الميزانية لإنتاج المخزون الذي سيتم بيعه. ويمكن لمدير المبيعات أن يعمل توقعات أفضل للمبيعات المستقبلية من خلال التنسيق والتواصل مع مديري الفروع ، الذين قد يكونون كذلك أقرب إلى العملاء ومعرفة ما يريده العملاء.

توفير إطار لقياس الأداء

تتيح الموازنات للمديرين قياس الأداء الفعلي مقابل الأداء المخطط. الميزانية للعام الحالي هي معيار أفضل من نتائج العام الماضي (الميزانية) لقياس الأداء الحالي. قد تكون نتائج العام الماضي قد تأثرت سلبًا بسبب الأداء الضعيف وربما تكون الأسباب الآن تم تصحيحها ، لذا فإن مقارنة النتائج الحالية بنتائج العام السابق من شأنه أن يجعل المستوى منخفضًا للغاية.
علاوة على ذلك ، لا يعتبر الماضي أبدًا مؤشرًا جيدًا للمستقبل ، ويجب أن تعكس خطة الربح الظروف المتوقعة للفترة القادمة ، وليس الظروف التي كانت موجودة خلال الفترة أو الفترات الماضية.

ومع ذلك ، لا ينبغي مقارنة الأداء بالموازنة الحالية فقط ، لأن ذلك ممكن يؤدي إلى قيام مديري المستوى الأدنى بوضع موازنات يسهل تحقيقها. من المهم أيضًا قياس الأداء بالنسبة لأداء الصناعة وحتى بالنسبة للأداء في السنوات السابقة.

توفير الدافع للمديرين والموظفين لتحقيق خطط الشركة

تعمل الميزانية الصعبة على تحسين أداء الموظف لأنه لا أحد يريد الفشل وأن يقصر في تحقيق الأرقام المدرجة في الميزانية لانه يُنظر إلىه على أنه فشل. يجب أن تكون الأهداف المحددة كمياً في الميزانية متطلبة ولكنها قابلة للتحقيق. إذا كانت الأهداف عالية لدرجة أنه من المستحيل تحقيقها ، فهي محبطة.

تعزيز التخصيص الفعال للموارد التنظيمية

تتضمن عملية تطوير الموازنات التشغيلية للوحدات الفردية في المنظمة تحديد الموارد التي ستحتاجها كل وحدة لتنفيذ الأنشطة المخطط لها. على سبيل المثال ، عملية تطوير موازنة الإنتاج تتطلب توقعات للمواد المباشرة والعمالة المباشرة التي ستكون المطلوبة لإنتاج المخرجات المخطط لها. عملية وضع موازنة للرواتب الإدارية تتطلب توقعات الموظفين الإداريين التي ستحتاجها كل إدارة. إذا كانت الأموال ستكون متاحة ل فقط عدد معين من الموظفين الإداريين في المنظمة ، قد تحتاج توقعات بعض الوحدات إلى تعديل. هذه العملية تؤدي إلى التخصيص الفعال للموارد التنظيمية.

قد يشمل التخصيص الفعال للموارد التنظيمية أثناء عملية وضع الموازنة أيضًا اتخاذ قرارات بشأن الطريقة الأكثر ربحية لاستخدام الموارد المتاحة. القرار حول أي منتج أو المنتجات سوف تصنع في ظل حالة من القيود. يوجد قيد عند واحد
أو أكثر من عوامل الإنتاج تكون محدودة بطريقة ما. سيكون هذا النوع من القرار مطلوبًا إذا أ كان المصنع يعمل بكامل طاقته وأرادت الإدارة زيادة صافي الدخل دون زيادة الطاقة الانتاجية .

عادة ما تكون القرارات المتخذة في ظل حالات التقييد قرارات قصيرة المدى. على المدى القصير ، المدراء يجب أن يبذلوا قصارى جهدهم بالموارد المتوفرة لديهم. عندما تعمل الشركة بكامل طاقتها ، فإنها تزيد من دخلها التشغيلي عن طريق تعظيم هامش المساهمة لكل وحدة من المورد المحدود من الإنتاج أو بيع المنتجات .

ولكن على المدى الطويل ، يمكن زيادة الطاقة الانتاجية وإزالة القيود أو على الأقل تقليلها.

هامش المساهمة ⇐ هو إيراد المبيعات مطروحًا منه التكاليف المتغيرة. هامش مساهمة لشركة أو لقسم هو المبلغ الذي تستطيع الشركة وضعه من المبيعات لتغطية تكاليفها الثابتة أو ربحها بعد تغطية التكاليف المتغيرة. هامش المساهمة لكل وحدة هو سعر بيع وحدة واحدة ناقص التكلفة المتغيرة لوحدة واحدة.

توفير وسيلة للتحقق من مدي التقدم نحو أهداف المنظمة

يشير التحكم عمومًا إلى مجموعة الإجراءات والأدوات والأنظمة التي تستخدمها الشركة للتاكد من التقدم نحو تحقيق أهدافها وغاياتها. يتم تحقيق الرقابة المالية عن طريق مقارنة النتائج الفعلية (الميزانية ) بالمبالغ المالية المدرجة في الموازنة. وبالتالي ، فإن الموازنات توفر المعيار الذي على أساسه تتم مقارنة النتائج المالية الفعلية. تسمى الاختلافات بين الفعلي والموازنة بالانحرافات ، ويتم إجراء تحليل الانحراف لتحديد ما إذا كانت الانحرافات مواتية أم غير مواتية.