تقارير الجرد

تمثل تقارير الجرد المستندات الرسمية التي تقدم إلى المسئولين بالمنشاة أو الأجهزة الرقابية بشأن النتائج الفعلية لجرد المخزون وتأخذ تقارير الجرد شكلين هما :

1. التقارير الدورية للجرد المستمر 
2. القرير السنوي للجرد

التقارير الدورية للجرد المستمر

وتعد هذه التقارير في نهاية كل فترة يتم فيها جرد الموجودات بالمخازن سواء كان الجرد دورياٌ أو مفاجئاٌ. ويتكون كل تقرير من جزئين هما :

الجزء الأول⇐ ويتناول حجم نشاط الجرد وما ينتج عنه من تسويات، ومن أهم البيانات التي يشملها هذا الجزء ما يلي:

• أرقام المواد أو الأصناف التي تم جردها .
• عدد الأصناف التي تم جردها.
• النسبة المئوية لإجمالى الأصناف التي تم جردها حتى تاريخ التقرير.
• عدد التسويات التي تمت.

الجزء الثاني⇐ يتناول بالشرح عمليات الجرد ذاتها، ومن أهم البيانات التي يحتويها هذا الجزء ما يلي:

• المواد أو الأصناف التي وجدت مخزونة بالخطأ أو بطريقة غير سليمة.
• الأصناف التي تحتاج إلى متابعة ورقابة أكثر دقة.
• الأخطاء التي ارتكبت في عمليات الاستلام والصرف والقيود المحاسبية.
• مخالفات التعليمات الإدارية ونظم الأمن والسلامة ولوائح التخزين.
• المقترحات والتوصيات اللازمة لمعالجة الأخطاء أو المشكلات القائمة.

القرير السنوي للجرد

غالباٌ ما يعد هذا التقرير في نهاية السنة المالية للمنشأة، ويتضمن ملحوظات لجان الجرد فيما يتعلق بالجوانب التالية :

• أخطاء في وصف أو تصنيف أو وحدة صرف أي صنف من المواد.
• سوء حالة الأصناف أو قصور الإجراءات المتبعة لحفظها.
• أية أخطاء في طرق التخزين مما يعطل عمليات الجرد.
• عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين أو المناولة وما يترتب عليها من تلف المواد أو تعرضها للحرق.
• المواد والأصناف التي تحتاج إلى المزيد من الرقابة والمتابعة المستمرة.
• الفروق الجسيمة التي اكتشفت أثناء الجرد.
• مدى الالتزام بتنفيذ التعليمات والتعاميم الإدارية التي تصدر بخصوص المخازن.
• آية توصيات لتلافي الأخطاء وتذليل العقبات بالمخازن.