تعليمات الجرد

تعليمات الجرد ⇐ من المفترض أن تحتوي لوائح المنشأة على تعليمات مكتوبة لأعمال المخازن ورقابة المخزون، ومن ثم مجموعة التعليمات التفصيلية الخاصة بجرد المخزون والتحضير له. وبصفة عامة فإن تلك التعليمات تدور حول النقاط التالية :

1- تحديد الموعد أو الجدول الزمني لبدء أعمال الجرد والانتهاء منها.

2- تحديد الأفراد أو الوظائف الذين يتولون عملية الجرد والشكل التنظيمي الذي يجمعهم سواء كان في شكل لجنة واحدة رئيسية أو عدد من اللجان الفرعية، وطريقة ترابط هذه اللجان وعلاقاتها ببعضها البعض والمهام المطلوبة من كل منها وكيفية التنسيق فيما بينها.

3- تحديد الدور المطلوب من كل إدارة أو قسم في المنشأة بالنسبة لعملية الجرد ، سواء من حيث المساهمة الفعلية في إتمام الجرد ، أو من حيث تزويد لجان الجرد بالبيانات التي تحتاج إليها أو المستندات التي يتطلبها إتمام العمل.

4- إصدار التوجيهات أو الإرشادات المختلفة للقائمين بعملية الجرد، من حيث نوع الجرد المطلوب وكيفية استخدام النماذج المعدة لإجراء الجرد والأسلوب الواجب اتباعه في تسعير الأصناف المخزنة، وكيفية القياس التقديري لبعض الأصناف خاصة ثقيلة الوزن، أو كبيرة الحجم أو المقدار، وغير ذلك من التعليمات التي تضمن تحقيق الجرد للأهداف المرجوة منه.

5- التعليمات الخاصة بالتحضير لبدء عملية الجرد، وغالبا ما تشمل تلك التعليمات ما يلي:

• التنبيه على قسم المشتريات والتسلم بإخطار الجهة المسئولة عن الجرد بالبضائع التي في طريقها إلى المخازن، أو تلك التي تحت الفحص، أو التي لم ترد فواتيرها رغم وصولها وتسلمها، أو تلك التي وردت مستنداتها ولم تصل هي، وكذلك أصول ومتعلقات المنشأة كافة المسلمة لجهات خارج المنشأة على ذمة الإصلاح أو التأجير أو الاستبدال وما شابه ذلك من الحالات. كما يطلب من إدارة المبيعات إعداد بيان بالبضائع التي استخرجت لها فواتير بيع ولكن لم يتم شحنها بعد ، أو تلك التي سلمت فعلا للعملاء دون فواتير.
• إخطار قسم أو إدارة المخازن بإعداد وتجهيز مختلف الأصناف الجرد الفعلي وأيضا إعداد القوائم الخاصة بالأصناف الموجودة بالمخازن، وليست ملكاٌ للمنشأة، سواء كانت تلك الأصناف مودعة على سبيل الأمانة أو الإيجار أو تحت الإصلاح أو على سبيل الإعارة. وبالمثل قوائم بالأصناف المملوكة للمنشأة وموجودة خارج المخازن، مثل الأصناف الموجودة في مخازن متنقلة أو الموجودة في مخازن الغير، كما تشمل تلك التعليمات ضرورة تجهيز السجلات والمستندات المتعلقة بأعمال التسلم والصرف والأرصدة الفعلية من كل صنف مع بيان الكميات الفاسدة أو التالفة من كل منها إن وجدت.
• يقوم قسم المحاسبة أو المراجعة بالإجراءات الخاصة بالتأكد من سلامة عمليات القيد والتسجيل والمعالجات المحاسبية لسجلات المخازن، وتحديد الأسلوب الذي يستخدم في تسعير الأصناف المخزنة

وبتوافر المعلومات السابقة أو إصدار التعليمات التي تحتويها تكون مهمة الجرد جاهزة لبدء التنفيذ.