اعادة هندسة الأعمال

عملية اعادة هندسة الأعمال Business Process Reengineering

تم استخدام مصطلح إعادة الهندسة في الأصل للإشارة إلى ممارسة تفكيك المنتج بغرض إعادة تصميمه، ولكن تم تطبيقه مؤخراٌ على إعادة هيكلة العمليات التنظيمية الناجمة عن التكنولوجيا المتغيرة بسرعة والاقتصاد التنافسي اليوم. على سبيل المثال، بدلاً من مجرد استخدام أجهزة الكمبيوتر في عملية أوتوماتيكية عفا عليها الزمن، فإن التقدم التكنولوجي يوفر فرصاً لتغيير العملية نفسها بشكل جذري. في تطبيق مفهوم إعادة هندسة العمليات التجارية، تبدأ الإدارة بورقة نظيفة وتعيد تصميم العمليات لتحقيق أهدافها. يتم تجاهل العمليات التي عفا عليها الزمن.

تم طرح فلسفة “إعادة هندسة” العمليات التجارية من قبل مايكل هامر Michael Hammer وجيمس شامبي James Champy في كتابهما “إعادة هندسة الشركة: بيان لثورة الأعمال”. أكد هامر وتشامبي أن الشركات لا تزال تعمل وفقاٌ لنموذج خط التجميع الذي أدى إلى الثورة الصناعية في القرن العشرين. أدى التخصص في مهام العمل ومفهوم تقسيم العمل الذي تم تقديمه في ذلك الوقت إلى تحقيق مكاسب إنتاجية كبيرة. وزادت الإنتاجية بشكل كبير لأن العمال الذين يقومون بنفس الأشياء بشكل متكرر أصبحوا ماهرين جداٌ في القيام بهذه الأشياء وزادت سرعتهم بشكل هائل. علاوة على ذلك، فإن التخصص يوفر الوقت اللازم للعامل للانتقال من مهمة إلى المهمة التالية. كان نموذج خط التجميع يعمل بشكل جيد للغاية في القرن العشرين.

ومع ذلك، يقول المؤلفون إن العالم تغير منذ القرن العشرين، وأن الشركات التي تعمل اليوم على نفس النموذج لم تعد تؤدي أداءٌ جيداٌ. المشكلة الأساسية، وفقاٌ للمؤلفين، هي العمليات المجزأة، ليس فقط في التصنيع ولكن في العمليات التجارية الأخرى أيضاٌ مثل تلبية الطلبات والشراء وخدمة العملاء. أدى نموذج تقسيم العمل إلى عمليات مجزأة حيث يقوم أحد الأقسام بتنفيذ جزء من العملية ثم يقوم بتسليم العمل إلى القسم التالي للقيام بدوره. على الرغم من أن تقسيم العمل هذا تم تصميمه على غرار خط التجميع الذي كان يعمل بشكل جيد في القرن العشرين، إلا أن تمرير العمل حول الشركة اليوم يؤدي إلى إبطاء إكمال العملية ويخلق تكاليف إضافية دون إضافة أي قيمة إلى المنتج أو الخدمة التي يتلقاها العميل. في الواقع، نظراٌ لأن ذلك يهدر الوقت، فإن تمرير العمل يعيق قدرة الشركة على الاستجابة لاحتياجات العملاء في الوقت المناسب.

تتضمن إعادة هندسة العمليات التجارية تحليل سير العمل وإعادة تصميمه بشكل جذري. إن إعادة التصميم الجذرية تعني التخلص من الإجراءات القديمة وابتكار طرق جديدة لإنجاز العمل. إعادة الهندسة لا تعني إجراء تحسينات تدريجية. يتعلق الأمر بتحقيق قفزات نوعية.

يوصي مايكل هامر Michael Hammer وجيمس شامبي James Champy بأنه في عملية إعادة الهندسة، ينبغي تنظيم العمل حول النتائج، وليس المهام. بمعنى آخر، يجب على الإدارة أن تفكر في ما تريد إنجازه ثم تفكر في طرق إنجازه بدلاً من التفكير في المهام التي يتعين القيام بها.

يجب أولاً تحديد العمليات في المنظمة، ثم تحديد أولويات إعادة الهندسة وفقاً لثلاثة معايير:

1. ما هي العمليات الأكثر خللاً،
2. والتي سيكون لها التأثير الأكبر على العملاء، و
3. ما هي العمليات التي يجب إعادة هندسة العمليات فيها؟ الأكثر جدوى.

يؤكد المؤلفون على استخدام التكنولوجيا، ليس لجعل العمليات القديمة تعمل بشكل أفضل، بل لكسر القواعد وإنشاء طرق جديدة للعمل. إحدى “القواعد” الأساسية في استخدام التكنولوجيا هي أن المعلومات يجب أن يتم التقاطها مرة واحدة فقط، ويجب أن تظهر في وقت واحد في كل مكان تحتاج إليه. يعد أخذ المعلومات من أحد الأنظمة وإدخالها في نظام آخر مؤشراٌ على وجود عملية معطلة تحتاج إلى إعادة هندستها.

عادة ما يشمل الأشخاص داخل المنظمة المشاركين في إعادة الهندسة ما يلي:

• قائد مشروع إعادة الهندسة الذي يجعل مشروع إعادة هندسة معين يحدث.
• مالك العملية، وهو المدير الذي يتحمل مسؤولية محددة عن إعادة هندسة العملية.
• فريق إعادة الهندسة، وهو مجموعة من الأشخاص الذين يقومون بتشخيص العملية الحالية والإشراف على إعادة تصميمها وتنفيذ إعادة التصميم.
• لجنة توجيهية لإعادة الهندسة، وهي مجموعة من كبار المديرين الذين يحددون استراتيجية إعادة الهندسة الشاملة للمنظمة ويشرفون عليها.
• مسؤول إعادة الهندسة، وهو الشخص الذي يتحمل المسؤولية الشاملة عن تطوير تقنيات إعادة الهندسة لاستخدامها في جميع أنحاء المنظمة وتنسيق أنشطة مشاريع إعادة الهندسة المختلفة للشركة.

تبدأ عملية إعادة الهندسة مع العميل، وليس مع منتج الشركة أو الخدمة التي تقدمها. يسأل فريق إعادة الهندسة نفسه كيف يمكنه إعادة تنظيم الطريقة التي يتم بها العمل لتوفير أفضل جودة وأقل تكلفة للسلع والخدمات للعميل.

في كثير من الأحيان، تكون الإجابة على هذا السؤال هي أنه يمكن تنظيم أنشطة سلسلة القيمة للشركة بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال، قد يقوم عدة أشخاص مختلفين في مناطق مختلفة بتمرير العمل من شخص لآخر لتنفيذ عملية تجارية. وبدلاً من ذلك، قد يكون من الممكن تنفيذ نفس العملية بتكلفة أقل بواسطة شخص واحد أو مجموعة واحدة من الأشخاص الذين يعملون معاٌ بشكل وثيق. قد تصبح المهام الوظيفية الفردية أكثر تعقيدًا وبالتالي أكثر صعوبة، كما أن تجميع الأشخاص في فرق متعددة الوظائف يمكن أن يقلل التكاليف ويزيد الجودة.

بعد الانتهاء من إعادة هندسة العمليات التجارية وإعادة تنظيم أنشطة سلسلة القيمة لتوصيل المنتج إلى العميل النهائي بشكل أكثر كفاءة، تتولى إدارة الجودة المسؤولية وتركز على التحسين المستمر وتحسين العملية الجديدة.

علاوة على ذلك، لا ينبغي إهمال الضوابط الداخلية للعملية المعاد تصميمها. عندما تتم إعادة هندسة عملية ما، يجب إعادة هندسة ضوابطها الداخلية أيضاٌ. إذا تم تفكيك الضوابط الداخلية الحالية ولم يتم استبدالها بأخرى جديدة، فستكون العملية بدون أي ضوابط.