خطـابات الضمـان

مفهوم خطابات الضمان

خطابات الضمان عبارة عن خطابات يصدرها البنك لعملائـه بنـاء علـى طلبهم يتعهد فيها بأن يدفع نيابة عن العميل مبلغاً من المال إذا مـا طولـب بـذلك ، وذلك عندما لا يتمكن العميل من الوفاء بالتزاماته قبل المستفيد خلال فتـرة محـددة تحدد صراحة فى خطاب الضمان .

هذا ويستجوب أن يكون لدى البنك الضمانات اللازمة قبـل الاقـدام علـى إصدار خطاب الضمان ، أهمها دراسة مركـز العميـل وسـمعته ومـدى الوفـاء بالتزاماته ، حتى يكون البنك على بينة كاملة بكل ما يتعلق بالعميل ، وعلى ضـوء البيانات المجمعة يحدد الغطاء الذى يكفى احتمالات المطالبة التى قد تحدث من قبـل المستفيدين بسداد قيمة خطاب الضمان بالكامل .

وعند قيام البنك بدفع قيمة خطاب الضمان تقيد هذه القيمـة علـى حـساب العميل ويصبح مديناً للبنك بالقيمة الغير مغطاة ، لذلك فإن منح خطاب الضمان شأنه شأن أى عملية ائتمان يتطلب بحث المركز المالى للعميل والحرص التام .

هذا ويتقاضى البنك نظير اصداره لخطاب الضمان عمولة من العميل طالب الضمان ، وتختلف العمولة بالنسبة لكل خطاب ضمان باختلاف نوعـه والغـرض المقدم من أجله . وعادة ما تكون العمولة على شكل نسبة من القيمـة الـواردة فـى الخطاب أو من رصيده اذا كان الضمان يتناقص نتيجـة لمـدفوعات العميـل الـى المستفيد .

وتستعمل خطابات الضمان فى حالات عديدة منها على سبيل المثال :

1. الاشتراك فى المناقصات والمزايدات العامـة لـضمان جديـة العطـاءات المقدمة.
2. ضمان عن المجوهرات والأشياء الثمينة التى يرغب المسافر فى اصطحابها معه خارج القطر المصرى حتى تتحقق مصلحة الجمارك من عودته ومعـه ما كان قد اصطحبه من مجوهرات .
3. كضمان عن الآلات التى ترسل الى مصانعها فى الخارج لاصاحها وإعادتها مرة أخرى الى البلاد .
4. كبديل لبوالص الشحن فى سحب البضائع مـن الجمـارك عنـدما يرغـب المستورد فى سحب بضاعته من الجمارك قبل استلامه لبوليـصة الـشحن خشية ما قد تتعرض له البضائع من تلف أو سـرقة عنـد بقائهـا داخـل الجمارك .

ففى مثل الحالات السابقة تطلب الجهة صاحبة الشأن من المقاول أو المتعهـد أو الراغب فى دخول مناقصة أو ….. الخ ، بإيداع مبلغ تأمين بنسبة مئوية من قيمـة المشروع أو البضائع طرفها ضماناً لقيامه بالتزاماته كاملة .

وقد يكون مبلغ التأمين المطلوب مبلغاً كبيراً من النقدية السائلة مما يـؤدى الـى تعطيل استثمار هذه الأموال ، هذا فضلاً عن المتاعب المحتملة عنـد اسـتردادها ، ولذلك يلجأ العملاء الى البنك لمنحهم خطاباً يضمنهم لدى الجهـة صـاحبة الـشأن بخصوص مبلغ التأمين أو التعهد . والبنك يعطى خطاب الضمان استناداً لما له مـن
سمعة ومركز مالى قوى .

أنواع خطابات الضمان

تختلف خطابات الضمان باختلاف الغرض الذى تعد من أجله وفيما يلى أهم أنواع خطابات الضمان الشائعة الاستخدام :

خطابات الضمان الابتدائية أو المؤقتة

تصدر الخطابات الابتدائية للاشتراك فى المناقصات والمزايدات المعلنـة ، والغرض من تقديمها اثبات حسن نية مقدم العطاء ودليل على أنه جاد فى العـرض المقدم منه ، وهى عادة تصدر بما يوازى 1 % أو 2 % مـن قيمـة العطـاء حـسب اشتراط الجهة المستفيدة ، ويظل الالتزام بالنسبة لمضمونها قائم لحين الانتهاء مـن البت فى المناقصة .

وفى حالة رسو العطاء على العميل يطالب بتقديم الضمان النهـائى وذلـك خلال عشرة أيام من تاريخ اخطاره . وفى حالة عدم تقديم الضمان النهائى ، للجهـة المستفيدة الحق فى مصادرة قيمة الضمان الابتدائى أما فى حالة عدم رسو العطـاء على العميل فيعتبر خطاب الضمان لاغياً ويتعين اعادته للبنك ، وعادة مـا يكـون
خطاب الضمان من هذا النوع صالحاً لمدة ثلاثة شهور .

خطابات الضمان النهائية

هى التى تصدر من البنك بناء على طلب عملائه لضمان حسن سير التنفيـذ أو الانتهاء من الغرض الصادر من اجلها ويكون سارى المفعول حتى نهايـة مـدة التعاقد أو لمدة أطول اذا كان العقد خاصاً بتركيب الآت لتجربتها والتأكد من سـلامة المشروع وتصدر البنوك هذا النوع بما يوازى 5% أو 10% من قيمة العملية ، ولهذا
الضمان نوعين :

1. الأول : تعهد صادر من البنك الى المستفيدين لضمان دفع مبلغ معين يعـادل5% أو10% من قيمة العملية التى رست بالفعل على العميل وذلك لمواجهة ما قـد يرتكبه من مخالفات اثناء التنفيذ أو اهماله عن القيام بالتزاماته تجاه الجهـة التى تعاقد معها .
2. الثانى : تعهد صادر من البنك الى المستفيدين لضمان عملائه فى سداد المبالغ التـى تستحق عليهم من عمليات مختلفة ( توريدات ، مقـاولات ، سـداد رسـوم جمركية ، سداد ضرائب لحين الفصل فى القضايا … الخ).

ومدة سريان خطابات الضمان النهائية عادة مرتبطة بتـاريخ انتهـاء هـذه العمليات وطبقاً للعقود المبرمة .

هذا ويراعى عند اصدار خطاب النهائى عن عملية سبق اصـدار خطـاب ضمان ابتدائى عنها أن ينص فى خطاب الضمان النهائى أنـه لا يـصبح سـارى المفعول إلا بعد إعادة خطاب الضمان الابتدائى وملحقاته .

خطابات ضمان الدفعة المقدمة

هناك عمليات كبيرة تستند الى مقاولين أو شركات قطاع عام تحتـاج الـى سيولة للبدء فى تنفيذها ، مما يتطلب الحصول على دفعة نقدية مقدمـة مـن الجهـة المستفيدة ليمكن الصرف منها على العملية ، ومقابل صرف القيمة المطلوبة تطلـب هذه الجهة تقديم خطاب ضمان يضمن لصاحب العملية قيمة الدفعة النقدية المنصرفة  للعميل . ولا يتم اصدار هذه الخطابات إلا بعد موافاة البنك واستلامه قيمـة الدفعـة المقدمة بموجب شيك لأمره ولحساب العميل حتى يمكن تجميعها فـى ” ح/ تـأمين خطابات الضمان ” أو أن يقوم العميل باستيفاء التأمين النقدى المتفق عليه والعمولـة بالكامل قبل تسليمه خطاب الضمان .

هذا ويتم تخفيض قيمة خطاب الضمان الدفعة المقدمة أولاً بـأول ( بنـسبة الدفعة المقدمة) بما يتم تنفيذه من اعمال نظير هذه الدفعة .

خطابات الضمان الملاحية

هى خطابات الضمان التى تصدر من البنـك للتخلـيص علـى البـضائع موضوعها والتى يتم استيرادها من الخارج لحين ورود بوليصة الشحن الأصلية أى أنها بديل لهذه البوليصة .

غطاء خطابات الضمان

حين يصدر البنك خطاب ضمان بناء على طلب عميل معـين يتخـذ نفـس الاحتياطيات التى يتخذها حين يقدم قرض . فعند تقديم البنك خطاب الضمان لأحـد عملائه فانه يتحمل نتيجة ذلك مخاطر عدم تنفيذ هذا العميل للعمل الموكـول لـه ، وفى هذه الحالة يطلب المستفيد من خطاب الضمان من البنك سداد القيمة ، ولتغطيـة
هذه المخاطر المحتملة يطلب البنك من عملائة سداد جزء من قيمة الخطاب (غطاء) فى صورة مبلغ نقدى أو تقديم أوراق مالية أو أى صورة أخرى يقبلها البنك كضمان للخطابات التى يصدرها ، وقد يكون الغطاء :

1. غطاء كامل ⇐بكامل مبلغ خطاب الضمان ويتم تجنيبه فى حساب خـاص لا يختلط بباقى الأموال الخاصة بالعميل .
2. غطاء جزئى ⇐ايداع نسبة معينة من الملغ المضمون أو قيمة الخطاب.
3. بدون غطاء⇐ وذلك لعملاء البنك من الشركات الكبـرى والأفـراد ذوى المركز المالى القوى .

هذا وتنقسم خطابات الضمان المصدرة عن طريق البنوك التجارية الى نوعين :

1. خطابات الضمان المحلية⇐ وهى الصادرة من البنك بنـاء علـى طلـب عملائه المحليين ولصالح جهات مستفيدة محلية .
2. خطابات الضمان الخارجية⇐ وهى الصادرة بناء على طلـب المراسـلين بالخارج ولصالح جهات مستفيدة محلية ، وكذلك الصادرة بناء علـى طلـب العملاء ولصالح جهات مستفيدة بالخارج .

وتتيح خطابات الضمان الخارجية أمام العديد سواء فى الخارج أو الـداخل الاشتراك فى المناقصات والمزايدات والأعمال الدولية ، حيث يتم توسيط أحـد المراسلين فى الخارج والذى يقوم بناءاً على طلب عملائه بإصدار تعليماته للبنك المحلى نيابه عنه باصدار خطابات الـضمان المطلوبـة لـصالح المـستفيدين المحليين .

ومن الناحية العكسية يتلقى هؤلاء المراسلين تعليمات البنك المحلى باصـدار خطابات الضمان المطلوبة من عملائه ولصالح المستفيدين بالخارج وتسليمها اليهم .

خطابات الضمان الخارجية توفر على مقدم الضمان القيام باجراءات تحويل العملة واستردادها ، وتحميه مما قد يتعرض له من خسارة نتيجة لاحتمال التغير فى أسعار العملة عند استرداد الضمان .

هذا ويتولى القيام باعمال خطابات الضمان قسم مستقل فى البنك يسمى “قسم خطابات الضمان” ، وسوف نقتصر فى هذا الجزء على تناول خطابـات الـضمان المحلية فقط دون الخارجية نظراً للتشابه الكبير فى المعالجة المحاسبية لكل منهما .

الإجراءات المستندية والمحاسبية لعمليات خطابات الضمان 

1- يتقدم العميل الى الموظف المختص بقسم خطابات الـضمان ويقـوم باسـتيفاء الاستمارة المعدة لذلك متضمنة كافة البيانات اللازمة لإصدار الخطاب مثل قيمة خطاب الضمان ، والغرض منه ، ومدة سريانه … الخ ، مع تعهد العميل بعـدم جواز اعتراضه على قيام البنك بدفع قيمة خطاب الضمان أو جزء من قيمته إذا ما طولب بذلك .

2- يقوم الموظف المخص بقسم الاستعلامات بفحص مركز العميل حتـى يمكـن تحديد نسبة التأمين المفروض حجزها على خطاب الضمان ، وبعد الموافقة يـتم الاتصال بقسم مراكز العملاء للتأكد من وجود رصيد كافى بالحـساب الجـارى للعميل لتغطية نسبة التأمين والتأشير على طلب الاصدار بما يفيد سماح الحساب
بخصم هذه القيمة ، ويتم تسجيل هذا الطلب فى ” سجل طلبات الاصدار ” .

3- يقوم قسم خطابات الضمان باعداد اشعار خصم من أصل وصـورتين يرسـل الأصل للعميل وترسل صورة للحسابات الجارية لخصم قيمة التأمين المحجـوز على خطاب الضمان المصدر وكذا العمولة والمصاريف ورسوم الدمغـة ويـتم حفظ الصورة الثانية بالقسم فى ” أجندة الاستحقاقات ” ويتم ترتيب هذه الـصور طبقاً لتواريخ استحقاقها حتى يتمكن القسم من متابعة خطابات الـضمان التـى استحقت ومتابعة استرداد هذه الضمانات من المستفيدين وذلك فى حالـة عـدم  ورود أى مطالبات بخصوصها فى حدود الصلاحية والعمل على إلغائهـا مـن سجلات البنك .

4- يحرر خطاب الضمان من أصل وصورة ، يـسلم الأصـل للعميـل وتحفـظ  الصورة بقسم خطابات الضمان مع باقى الأوراق الأخرى المتعلقـة بالعميـل للقيد بموجبها فى ملحق ” يومية خطابات الضمان ” وهو عبارة عـن دفتـر تحليلى تسجل فيه خطابات الضمان الصادرة مـن البنـك ويـشمل بيانـات الخطابات مثل رقم خطاب الضمان ، تاريخ إصداره ، اسم الجهـة الـصادر لصالحها الخطاب ، اسم العميل ، قيمة الخطاب ، قيمة الغطاء ، مدة سـريان خطاب الضمان ، طبيعة العملية التى صدر من اجلها الخطاب …الخ .

5- يخصص قسم خطابات الضمان بطاقة لكل عميل يسجل بها الخطابـات التـى تصدر لحسابه والخطابات الملغاة ورصيد الخطابات ، وذلك لفـرض الرقابـة على قيمة الخطابات التى يمنحها البنك لأى عميل من عملائه .

هذا ويخطر البنك الجهة الصادر المستفيدة الصادر لصالحها خطاب الضمان تأييداً لهذا الإصدار .

وتكون المعالجة المحاسبية فى دفتر يومية البنك على النحو التالى :

إصدار خطاب الضمان

1- إثبات قيمة التأمين أو الغطاء المقدم مـن العمـلاء وكـذا المـصروفات والعمولة المستحقة خصماً من الحسابات الجارية للعملاء :

***		من حـ / الحسابات الجارية للعملاء
	***	الي حـ /تأمين خطابات الضمان (نسبة التأمين المقرر)
	***	الي حـ / عمولة خطاب الضمان
	***	الي حـ  / مصاريف متنوعة ورسوم الدمغة

وجدير بالذكر أنه لا يتم فتح حـ/ تأمين خطابات الضمان فى حالـة اصـدار الخطاب بدون غطاء ويتم خصم العمولة والمصاريف والدمغة فقـط مـن الحـساب الجاريى للعميل . وكذلك تُحصل العمولة مرة واحدة عن مدة الضمان كلها ويراعـى تسوية العمولة المحصلة مقدماً بما يخص الفترات المالية .

2- إثبات قيمة خطاب الضمان كاملة (قيد نظامى) :

***		من حـ / التزامات العملاء عن خطابات ضمان صادرة
	***	الي حـ / خطابات الضمان الصادرة

زيادة خطاب الضمان 

عند طلب العميل زيادة قيمة خطاب الضمان السابق اصداره عـن طريـق البنك يراعى ما يلى :

1- التأكد من أن العملية المصدر عنها الزيادة هى نفس العملية المصدر عنها خطـاب الضمان السابق .

2- يتقدم العميل بطلب اصدار جديد بخصوص الزيادة .

3- يتم استيفاء نفس الدورة المستندية المتبعة عند اصدار خطاب الضمان الأصـلى وتجرى القيود المركزية على النحو التالى :

إثبات قيمة التأمين أو الغطاء عن الزيادة فى قيمة الخطاب وكـذا المـصروفات والعمولة :

***		من حـ / الحسابات الجارية للعملاء
	***	الي حـ /تأمين خطاب الضمان
	***	الي حـ / عمولة خطاب الضمان
	***	الي حـ  / مصاريف متنوعة ورسوم الدمغة

إجراء قيد نظامى بقيمة الزيادة فقط:

***		من حـ / التزامات العملاء عن خطابات ضمان صادرة
	***	الي حـ / خطابات الضمان الصادرة

تخفيض خطاب الضمان

يتم التخفيض بالنسبة لخطابات الضمان الدفعة المقدمة وذلك بالشروط الأتية:

1. لا يتم التخفيض إلا بعد موافاة البنك بموافقة الجهة المستفيدة على التخفيض .
2. أو موافاة البنك عن طريق العميل بصورة من المستخلص المنـصرف للعميـل عن العمليات التى قام بتنفيذها والمعتمد من الجهة المستفيدة .
3. يجب التأكد من ورود شيك بصافى قيمة المستخلص المنصرف.
4. يتم تخفيض خطاب الضمان بنسبة الدفعة المقدمة.

وتكون قيود اليومية على النحو التالى :

الغاء القيد النظامى بقيمة التخفيض فى خطاب الضمان فقط :

***		من حـ / خطابات الضمان الصادرة
	***	الي حـ /التزامات العملاء عن خطابات ضمان صادرة

رد نسبة التأمين السابق حجزها عن القيمة المخفضة فقـط وتعليتهـا علـى الحساب الجارى للعميل :

***		من حـ / تأمين خطابات الضمان
	***	الي حـ / الحسابات الجارية للعملاء

تجديد خطاب الضمان 

فى حالة طلب المستفيدين الصادر لصالحهم خطابات الضمان تجديـد هـذه الضمانات يقوم البنك باجراء التجديد اللازم وذلك دون الرجوع الى العملاء ، وفـى بعض الحالات الاستثنائية قد يرى البنك اخطار العميل بهذا التجديد وحثه على إنهاء موضوع هذه الخطابات مع الجهة المستفيدة .

ويقوم قسم خطابات الضمان باعداد اشعار خصم من أصل وصورتين يرسل الأصل للعميل وترسل صورة لقسم الحسابات الجارية لخصم قيمة العمولة المستحقة على التجديد والمصروفات الأخرى ، ويتم حفظ الصورة الثانية بالقسم ، على أن يتم اثبات التجديد فى سجلات القسم المختلفة ولا يتم استيفاء رسوم دمغة علـى تجديـد خطاب الضمان .

وتكون قيود اليومية على النحو التالى :

القيود النظامية : لا تجرى أية قيود نظامية فى هذه الحالة .

اثبات خصم العمولة والمصروفات الخاصة بالتجديد من الحـساب الجـارى للعميل:

***		من حـ / الحسابات الجارية للعملاء
	***	الي حـ / عمولة خطاب الضمان
	***	الي حـ / مصاريف متنوعة

إلغاء خطاب الضمان 

يتم الغاء خطابات الضمان فى الحالات الآتية :

عند إعادة الجهة المستفيدة لخطاب الضمان السابق اصداره .

عند انتهاء مدة خطاب الضمان وعدم مطالبة الجهة المـستفيدة بالتجديـد أو المصادرة ( فى حالة وفاء العميل بالتزاماتـه ) خـلال صـلاحية خطـاب الضمان ، حيث يقوم قسم خطابات الضمان بحصر خطابات الضمان التـى
انتهت واخطار المستفيدين بالغاء خطاب الضمان وطلب إعادته للبنك .

وتكون قيود اليومية على النحو التالى :

1-  الغاء القيد النظامى بقيمة الخطابات الملغاة :

***		من حـ / خطابات الضمان الصادرة
	***	الي حـ /التزامات العملاء عن خطابات ضمان صادرة

2- رد التأمين السابق حجزه للعملاء عن خطابات الضمان الملغاة :

***		من حـ / تأمين خطابات الضمان
	***	الي حـ / الحسابات الجارية للعملاء

مصادرة خطاب الضمان

فى حالة عدم قيام العميل بتنفيذ التزاماته قبل المستفيد ، يقوم البنك بدفع قيمة خطاب الضمان الصادر لصالحه واسترداد خطاب الضمان .

وتكون قيود اليومية على النحو التالى :

1- الغاء القيد النظامى الخاص باصدار خطاب الضمان :

***		من حـ / خطابات الضمان الصادرة
	***	الي حـ / التزامات العملاء عن خطابات ضمان صادرة

2-  سداد قيمة خطاب الضمان للمستفيد :

***		من حـ / تامين خطابات الضمان (التأمين السابق حجزه)
***		من حـ / الحسابات الجارية للعملاء (الجزء الباقى من الخطاب)
	***	الي حـ / الخـزينة (فى حالة السداد نقداً)
	***	أو الي حـ  / الحسابات الجارية (فى حالة الإضافة لحساب العميل)
	***	أو الي حـ / شيكات مستحقة الدفع (قيمة المسدد للجهة المستفيد بشيك )

ملحوظــة : اذا لم يكن بحساب جارى العميل رصيد يسمح بالصرف فيثبت البنك القيمـة المتبقية من خطاب تحت التحصيل ويطالب العميل بسداده ويجرى القيد التالى :

***		من حـ / تأمين خطابات الضمان
***		من حـ / مدينون نظير خطابات ضمان (تحت التحصيل)
	***	الي حـ / الخـزينة
	***	أو الي حـ  / الحسابات الجارية (جارى المستفيد)
	***	أو الي حـ  /شيكات مستحقة الدفع

خطابات الضمان الصادرة بناء على طلب فرع آخر :

قد يطلب أحد فروع البنك اصدار خطابات ضمان لصالح عملائه وؤلـك فـى الحالات الآتية :

• اصدار خطاب ضمان ملاحى اذا كان الاعتماد المـستندى الخـاص بهـذا الضمان مفتوح لدى فرع آخر .
• عدم مزاولة الفرع عمليات اصدار خطابات ضمان .
• وجود الجهة الصادر لصالحها خطاب الضمان بمنطقة الفرع المطلوب منـه اصدار الضمان .

وتكون قيود اليومية على النحو التالى :

اولاً: فى دفاتر الفرع الصادر لخطاب الضمان :

إثبات اصدار خطابات الضمان نيابة عن الفروع (قيد نظامى):

***		من حـ /  التزامات الفروع المحلية عن خطابات ضمان
	***	الي حـ / خطابات الضمان الصادرة

ثانياً: فى دفاتر الفرع طالب الاصدار :

يتولى الفرع خصم قيمة التأمين والعمولـة والمـصروفات الأخـرى مـن الحسابات الجارية لعملائه ويتم التسجيل فى دفاتره على النحو التالى :

 خصم قيمة التأمين والعمولة والمصروفات من الحسابات الجارية للعملاء :

***		من حـ / الحسابات الجارية للعملاء
	***	الي حـ / تأمين خطابات الضمان
	***	الي حـ / عمولة خطابات الضمان
	***	الي حـ  / مصاريف متنوعة ورسوم الدمغة

ويجب مراعاة تسوية العمولة والمصروفات مع الفرع مصدر الخطاب .

إثبات تنفيذ خطاب الضمان ( قيد نظامى ) :

***		من حـ / التزامات العملاء عن خطابات ضمان صادرة
	***	الي حـ / خطابات ضمان لصالح فروع محلية