إجراءات الجرد

إجراءات الجرد ⇐ يمكن تلخيص أهم الإجراءات المتعارف عليها في جرد المخزون من الأصناف المختلفة فيما يلي:

1- إيقاف عمليات الصرف والتسلم في المخازن اعتباراٌ من نهاية العمل السابق لليوم المحدد لبدء الجرد، مع ملحوظة قيام أمناء المخازن بتسجيل عمليات الصرف والتسلم كافة من كل صنف في هذا اليوم في السجلات المخصصة لذلك من واقع المستندات المتاحة وألا يتم إجراء أي قيود في هذه السجلات بعد ذلك حتى يتم الانتهاء من الجرد.

2- قيام أعضاء لجنة الجرد بالمرور على المخازن أو المستودعات وأماكن التخزين الأخرى حسب الأصناف أو الأماكن المخصصة لكل منهم، كما يرد في تعليمات الجرد. ويقوم كل عضو بتسجيل كل ما يوجد بالمكان أو المساحة المخصصة له من مواد في القوائم أو بطاقات الجرد المعدة لذلك، مع وضع علامة على المواد التي يتم جردها حتى لا يتكرر حصرها مرة أخرى.

3- إدراج الأصناف التالية في قوائم منفصلة عن قوائم جرد الأصناف العادية :

• الأصناف الموجودة بأماكن التخزين وغير مملوكة للوحدة، سواء كانت مودعة على سبيل الأمانة أو على ذمة الإصلاح، أو كانت مستأجرة مع بيان حالتها في النماذج المخصصة لذلك.
• الأصناف المملوكة للمنشأة وغير موجودة بالمخازن، كأن تكون معارة لأفراد من المنشأة أو لبعض الأقسام أو الإدارات وأيضا للوحدات المختلفة خارج المنشأة بموجب مستندات تؤيد ذلك.
• الأصناف التالفة والمستعملة والكهنة وما شابه ذلك.
• الأصناف التي سلمت إلى المخازن ولم ترد مستنداتها بعد، أو تلك التي توجد مستندات صرفها ولم تنقل بعد من المخازن إلى الجهات الخاصة بها.

4- إثبات نتيجة الجرد لكل صنف في السجلات الخاصة به، وإيضاح الفروق بين الأرصدة الفعلية والأرصدة الدفترية لصنف، وتقييم تلك الفروق (إن وجدت) مالياٌ حسب طريقة التسعير الموضحة في تعليمات الجرد، وإثبات ذلك في السجلات.

5- اعتماد نتائج الجرد من رئيس لجنة الجرد، وذلك بعد تبويبها حسب المجموعات أو الأصناف  التي يشملها الجرد، وتحديد القوائم المالية لكل مجموعة من هذه المجموعات حسب الأرصدة الفعلية، وذلك لإظهارها ضمن بنود المركز المالى للمنشأة وتسوية الحسابات الخاصة بها من ناحية، ثم البحث والتحليل لأسباب الانحرافات أو الفروق بين السجلات المحاسبية وسجلات المخازن من الناحية الأخرى.