أهداف الجرد

مفهوم جرد المخزون  Inventory Count

يقصد بجرد المخزون مختلف الأنشطة التي تتعلق بحصر أو عد أو قياس الكميات الموجودة في المخازن أو المستودعات من أصناف المواد المختلفة، وتسجيل نتائج هذا الحصر أو القياس في السجلات والنماذج المخططة لذلك، من أجل تسهيل اتخاذ القرارات الإدارية فيما يتعلق بالنتائج التي تسفر عنها تلك العملية.

وتقع مهمة الجرد ضمن الاختصاصات الرئيسة للجهة أو الوظيفة المسئولة عن مراقبة المخزون، حيث تتولى تلك الجهة أو الوظيفة تحديد إجراءات الجرد ومواعيد تنفيذه وأيضا تزويد الجهات المختصة بالمعلومات التي تفيد في اتخاذ القرارات اللازمة في ضوء النتائج التي تسفر عنها.

أهداف الجرد

يمكن إيجاز أهم أهداف جرد المخزون فيما يلي:

1. التأكد من مطابقة الأرصدة الفعلية للمخزون من الأصناف المختلفة مع الأرصدة الدفترية بهذه الأصناف، كما توضحها سجلات المخزون، ويرتبط بهذا الهدف اكتشاف حالات التلاعب في السجلات أو الغش والسرقة وغيرها من الانحرافات ومن ثم إمكانية اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها.
2. التأكد من سلامة السجلات والمستندات المستخدمة في تسجيل عمليات التسلم والصرف أو تداول الأصناف المخزونة بين المخازن الفرعية أو جهات الاستخدام المختلفة. ويرتبط بهذا الهدف ضرورة التحقق من صحة القيود المحاسبية والتعرف على الثغرات الموجودة بالمستندات والنماذج المستخدمة والعمل على تطويرها بما يتفق مع الإجراءات المتبعة في تداول الأصناف المخزونة.
3. التعرف على مدى صيانة وحفظ الموجودات المخزنية ودرجة الدقة في اتباع التعليمات الخاصة بأمن وسلامة المخزن والعاملين به ومنشآته ومرافقه.
4. تقديم الدليل المادي إلى المدققين والأجهزة الرقابية بوجود نظام يكفل التحقق من مطابقة موجودات المخازن من مواد ومهمات ومعدات مع البيانات الدفترية المثبتة بكشوف حركة المواد والمخازن.

ولكي يحقق جرد المخزون الأهداف المرجوة منه فإن هناك عدداٌ من الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند القيام بعملية الجرد ومن أهم هذه الاعتبارات ما يلي:

• حسن اختيار أعضاء اللجنة المشكلة للقيام بعملية الجرد، وذلك من حيث الاستقلال الوظيفي و الخبرة والمهارة اللازمة لأداء العمل بالإضافة إلى ضرورة مراعاة بعض الجوانب المتعلقة بنمط الشخصية وسلوكيات كل عضو من أعضاء اللجنة.
• يشمل الجرد جميع الموجودات المخزنية سواء كانت مملوكة للمنشأة أو مستأجرة من الغير أومودعة على سبيل الأمانة مع ضرورة إيضاح كل حالة من هذه الحالات أو غيرها في سجلات أونماذج الجرد.
• من الضروري أن تتوقف جميع عمليات تداول المخزون أثناء الجرد، وذلك حرصاٌ على دقة التنفيذ وتجنباٌ لحدوث الارتباك في العمل خلال فترة الجرد.
• من المفضل أن يتم الجرد في توقيت مفاجئ تقرره الجهة المسئولة عن مراقبة المخزون، على أن يراعى في اختيار هذا التوقيت عدم تعطيل العمل في المنشأة. ولا شك أن الهدف من فجائية الجرد هو التغلب على بعض الأساليب التي يلجأ إليها بعض أمناء المخازن لتعويض النقص الموجود لديهم في بعض الأصناف وأيضا في محاولة ضبط سجلاتهم بشكل أو بآخر إذا ما تم إخطارهم مقدماٌ بموعد إجراء الجرد.
• أن يتم إعداد قوائم الجرد بالشكل الذي يفيد في اتخاذ القرارات اللازمة لمعالجة ما قد يكشف عنه الجرد من اخطاء أو انحرافات والعمل على منع تكرارها مستقبلاٌ.