ما هو نظام ERP ؟

نظام تخطيط موارد المؤسسات Enterprise Resource Planning

يعد تخطيط موارد المؤسسات (ERP) خليفة لتخطيط موارد التصنيع (Manufacturing Resource Planning)  . نظام  تخطيط موارد المؤسسات هو عادةً ما تكون مجموعة من التطبيقات المتكاملة التي تُستخدم لجمع البيانات وتخزينها وإدارتها وتفسيرها عبر المنظمة. غالبًا ما تكون المعلومات متاحة في الوقت الفعلي. التطبيقات تشارك البيانات وتسهل تدفق المعلومات بين وظائف العمل .

بالإضافة إلى دمج معلومات الإنتاج ، تدمج أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخدمات اللوجستية والتوزيع والمبيعات و التسويق وخدمة العملاء والموارد البشرية وجميع وظائف المحاسبة والمالية في نظام واحد. تتعقب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) جميع موارد الشركة (النقد والمواد الخام والمخزون والأصول الثابتة والبشر الموارد) والتنبؤ بمتطلباتهم ، وتتبع المبيعات والشحن والفواتير وحالة الالتزامات للشركة  (الأوامر وأوامر الشراء وكشوف المرتبات على سبيل المثال).

التركيز الرئيسي لنظام تخطيط موارد المؤسسات هو تتبع جميع الموارد و الالتزامات للأعمال بغض النظر عن أين ، ومتى ، ومن تم إدخالهم في النظام. على سبيل المثال ، ممثل دعم العملاء الذي يستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكنه البحث عن طلب العميل ، ورؤية أن المنتج العميل الذي تم طلبه في طلب متأخر بسبب تأخير في الإنتاج ، ويقدم تقديرًا للتسليم بناءً على ذلك عند الوصول المتوقع للمواد الخام المطلوبة. بدون أنظمة المبيعات والدعم والإنتاج كونها متكاملة بإحكام من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، فإن مثل هذا المستوى من خدمة العملاء سيكون صعبًا للغاية إذا
ليس من المستحيل تحقيقه.

كتابة البرامج التي تخدم احتياجات التمويل وكذلك الموارد البشرية وتلك الموجودة في المستودع ليست مهمة سهلة. عادة ما يكون لكل قسم من الأقسام الفردية في الشركة نظام كمبيوتر خاص به والبرمجيات للمساعدة في أداء عملها المحدد. ومع ذلك ، من خلال تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتم دمجهم جميعًا في وحدة واحدة ، برنامج متكامل من خلال إعادة هندسة الأعمال.

يتم أيضًا تخزين جميع بيانات الشركة بأكملها في مكان واحد ، يسمى قاعدة البيانات على مستوى المؤسسة ، والمعروف أيضًا باسم مستودع البيانات. من خلال الحصول على جميع معلومات الشركة من مختلف الإدارات في نفس الموقع ، تكون الشركة قادرة على إدارة المعلومات والوصول إليها بشكل أكثر كفاءة. من خلال مرافق تخزين البيانات واستخراج البيانات ، يمكن للأفراد في الشركة الفرز من خلال و الاستفادة من معلومات الشركة بشكل أسرع وأسهل مما لو كانت مخزنة في مواقع منفصلة. في  البجث و التنقيب عن البيانات ، يتم تحليل البيانات الموجودة في مستودع البيانات للكشف عن الأنماط والاتجاهات واكتشاف الارتباطات الجديده لتطوير المعلومات التجارية .

ملاحظة:

المكونات الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات هي :

1. تخطيط الإنتاج
2. لوجستيات متكاملة
3. المحاسبة والتمويل
4. الموارد البشرية
5. المبيعات والتوزيع وإدارة الطلبات

أي تقسيم فرعي لأي من المكونات المذكورة أعلاه ، في حد ذاته ، ليس أحد مكونات نظام تخطيط موارد المؤسسات.

كانت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المبكرة تعمل على أجهزة الكمبيوتر المركزية وقد تتطلب عدة سنوات وعدة ملايين من الدولارات للتنفيذ ، لذلك كانت الشركات الكبرى فقط هي التي تمكنت من الاستفادة منها. مع تطور الأنظمة ،
أنشأ البائعون جيلًا جديدًا من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي تستهدف الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي كانت كذلك أسهل في التثبيت ، وأسهل في الإدارة ، وتتطلب وقتًا أقل للتنفيذ وتكلفة بدء تشغيل أقل. العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أصبحت الآن قائمة على السحابة ، ولم يتم شراء البرنامج ولم يتم تثبيته لدى شركة المستخدم على الإطلاق ولكن يتم الوصول إليها عبر الإنترنت. يسمح استخدام أنظمة ERP المستندة إلى مجموعة النظراء بالحجم الصغير والمتوسط الشركات للوصول إلى ما يحتاجون إليه فقط وتقليل استثماراتهم في الأجهزة وموظفي تكنولوجيا المعلومات

على نحو متزايد ، يتم توسيع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات خارج المنظمة أيضًا ، على سبيل المثال تمكين حلول إدارة سلسلة التوريد التي يمكن للبائعين من خلالها الوصول إلى جداول إنتاج عملائهم ومستويات مخزون المواد حتى يعرفوا متى يشحنون المزيد من المواد الخام. أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المترابطة هي المعروفة باسم حلول المشاريع الموسعة. كما تم تكييف تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لدعم تطبيقات التجارة الإلكترونية.

فوائد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

1. تؤدي أنظمة المكتب الخلفي المتكاملة إلى تحسين كفاءة خدمة العملاء والإنتاج والتوزيع  .
2. إن مركزية موارد الكمبيوتر وموظفي تكنولوجيا المعلومات يقلل من تكاليف تكنولوجيا المعلومات مقابل كل إدارة تحافظ على أنظمتها الخاصة وموظفي تكنولوجيا المعلومات.
3. تسهيل العمليات اليومية. يمكن لجميع الموظفين الوصول بسهولة إلى المعلومات في الوقت الفعلي يحتاجون للقيام بعملهم. تتوفر المعلومات متعددة الوظائف بسرعة للمديرين بخصوص العمليات التجارية والأداء ، مما يحسن بشكل كبير من قدرتهم على اتخاذ القرارات التجارية والتحكم في عوامل الإنتاج. نتيجة لذلك ، أصبح النشاط التجاري قادرًا على التكيف بسهولة أكبر مع التغيير والاستفادة بسرعة من فرص العمل الجديدة.
4. تحسين الاتصال عبر الإدارات ، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة في الإنتاج والتخطيط واتخاذ القرارات التي يمكن أن تؤدي إلى انخفاض تكاليف الإنتاج وتقليل نفقات التسويق و كفاءات أخرى.
5.  تسهيل إدارة المخزون. تتوفر سجلات جرد مفصلة ، مما يبسط معاملات المخزون. يمكن إدارة المخزونات بشكل أكثر فعالية لإبقائها عند المستويات المثالى.
6. تم تبسيط تخطيط الموارد كجزء من التخطيط الاستراتيجي. الإدارة العليا لديها حق الوصول إلى المعلومات التي تحتاجها للقيام بالتخطيط الاستراتيجي.

القيود والمحددات علي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

1. إعادة هندسة الأعمال (تطوير العمليات المتكاملة على مستوى الأعمال لنظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد) تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب تخطيطًا دقيقًا.
2. يمكن أن يكون تحويل البيانات من الأنظمة الحالية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد مستهلكًا للوقت ومكلفًا وإذا تم إجراؤه بشكل غير صحيح ، فقد ينتج عنه نظام ERP يحتوي على معلومات غير دقيقة.
3. يؤدي تدريب الموظفين على استخدام النظام الجديد إلى تعطيل سير العمل الحالي ويتطلب من الموظفين القيام بذلك و تعلم عمليات جديدة.
4. الأهم من ذلك ، يمكن أن يؤدي الانتقال غير الناجح لتخطيط موارد المؤسسات إلى حدوث فشل على مستوى النظام يؤدي إلى تعطيل الإنتاج وإدارة المخزون والمبيعات ، مما يؤدي إلى خسائر مالية ضخمة. لأن العمل بالكامل يعتمد على نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد ، فمن الأهمية بمكان أن يعمل بشكل كامل و يفهمه جميع الموظفين قبل أن “يبدأ البث المباشر”. لا توجد فرص متاحة للتعلم عندما يعتمد العمل بأكمله على نظام واحد.