الاستثمار في المخزون

من المتفق عليه أن اتخاذ قرار بتخصيص مبلغ من المال للاستثمار في المخزون أو توزيع هذا المبلغ على الأصناف المختلفة من المواد المخزونة ليس هدفاٌ في حد ذاته، وإنما الهدف هو تحقيق النتائج المرجوة من هذا القرار. ومن ثم يتطلب الأمر الاستعانة بمجموعة من المعايير أو المؤشرات التي يستدل منها على درجة النجاح في تحقيق النتائج المستهدفة.

الفعالية Effectiveness

فالفعالية تعني جودة أو درجة سلامة قرار الاستثمار في المخزون من حيث استناده إلى الأسس العلمية والتجارب السابقة والتوقعات المستقبلية لاحتياجات المنشأة من المخزون وحجم الاستثمارات المالية اللازمة وتوزيعات هذه الاستثمارات على الأصناف المختلفة من المواد.

الكفاءة Efficiency

أما الكفاءة فتعني جودة الأداء أو حسن تنفيذ القرار، من حيث عناصر الكمية والوقت والتكلفة والمواصفات بما يضمن الوفاء بالاحتياجات، وفي الوقت نفسه عدم إساءة استخدام الأموال المخصصة للاستثمار في المخزون.

ومن أهم المعايير التي يمكن الاسترشاد بها في الحكم على مدى نجاح الاستثمار في المخزون ما يلي:

1. عدد مرات توقف الإنتاج أو تأخيره وتعطله نتيجة نقص المواد ومستلزمات الإنتاج أو نتيجة نقص قطع الغيار اللازمة لإصلاح وصيانة الآلات والمعدات المستخدمة في العملية الإنتاجية، ثم قيمة الخسائر والأضرار الناتجة عن التوقف أو التأخير.
2. عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى تأجيل مواعيد الوفاء باحتياجات عملائها من المنتجات المختلفة أو جزء من هذه الاحتياجات.
3. متوسط طول فترة الانتظار بين مواعيد التسليم المتفق عليها مع العملاء ومواعيد التسليم الفعلية إليهم إذا كان التباين في هذه المواعيد راجعاٌ إلى نقص المخزون من صنف أو أكثر.
4. عدد المرات التي لجأت فيها المنشأة إلى الشراء الطارئ أو الفوري لبعض المواد لمواجهة تغيرات جدول الإنتاج وبأسعار تزيد على أسعار شراء تلك المواد من قبل، وأيضا قيمة الزيادة في التكاليف الناتجة عن هذا الشراء الطارئ.
5. عدد العملاء الذين تركوا التعامل مع المنشأة إلى غيرها نتيجة فقد ثقتهم بالمنشأة من حيث عدم قدرتها على الوفاء باحتياجاتهم في مواعيدها وما يترتب على ذلك من تخفيض في الأرباح أو إضعاف المركز التنافسي للمنشأة.
6. حجم الخسائر الناجمة عن ارتفاع أسعار بعض الأصناف التي تحتاجها المنشأة ولم تحتفظ بمخزون كاف منها.
7. حجم الخسائر الناجمة عن انخفاض أسعار بعض الأصناف التي تحتاج إليها المنشأة، وتحتفظ منها بكميات كبيرة تفوق احتياجاتها الفعلية.
8. حجم الخسائر الناجمة عن المخزون الراكد، والذي يحدث عادة نتيجة سوء تخطيط الاحتياجات من المواد. ومن أمثلة هذه الخسائر تكلفة الأموال المعطلة في الأصناف الراكدة وقيمة الأضرار التي تلحق بهذه الأصناف نتيجة التقادم أو التلف وغيرها.

ومن الواضح أن المؤشرات السابقة تدور في مجموعها حول فكرة أساسية مؤداها أن تحقيق مستوى جيد من الخدمة سواء للمنشأة أو للعملاء يتطلب من متخذ قرار الاستثمار في المخزون مراعاة ثلاثة جوانب أساسية هي:

1. ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالمواصفات المطلوبة ، إذا أن الاحتفاظ بمواد ذات مواصفات أقل أو أعلى من المطلوب له أضراره. فإذا كانت أقل فإن ذلك قد يؤدى إلى فقدان بعض العملاء نتيجة عدم ملاءمة مستوى الجودة لاحتياجاتهم، أو أن المنشأة قد تلجأ إلى تخفيض أسعار البيع عن الأسعار المحددة وذلك يفقدها جانباٌ من الأرباح المخططة أو المستهدفة. وبالمثل فإن الاحتفاظ بمواد ذات مواصفات أعلى قد يحقق النتائج السابقة نفسها ، حيث تزداد تكلفة الإنتاج ومن ثم أسعار البيع وبالتإلى احتمال فقدان بعض العملاء الذين لا يناسبهم ذلك.
2. ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالكميات المناسبة إذ أن الاحتفاظ بكميات أقل من الحاجة يعني عدم تزويد العمليات الإنتاجية بمتطلباتها ومن ثم توقفها أو حدوث ما يعرف باسم نفاد المخزون Stockout وفقدان جانب من الأرباح كان من الممكن تحقيقه إذا توافرت الكميات المطلوبة. وبالمثل فإن الاحتفاظ بكميات أكبر من الحاجة يعني تعطيل أو تجميد جزء من رأس المال، بالإضافة إلى الأضرار الأخرى من تلف وتقادم وخسائر انخفاض الأسعار.
3. ضرورة توافر المخزون في الوقت المناسب وفي حقيقة الأمر فإن عنصر الوقت هو الوجه الآخر لعنصر الكمية، بمعنى أن توافر المواد قبل الحاجة إليها يعني كميات زائدة أو أكبر من الحاجة . كما توافرها في وقت لاحق يعني نقصها عن الحاجة، وللحالتين الأضرار نفسها المشار إليها في البند رقم 2.