دورة المشتريات (التوريد)

0

وظيفة المشتريات

هي عملية تحديد، والحصول على، البضائع والخدمات من مصادر خارجية. وتشمل عملية الشراء عادة الخطوات التالية:

  1. تحديد الاحتياجات من البضائع والخدمات من المصادر الخارجية.
  2. اتخاذ قرار الشراء أو التصنيع. وإذا كان القرار هو الشراء الاستمرار في الخطوات التالية.
  3. تحديد الموردين الذين يمكنهم تقديم المنتجات أو الخدمات، واختيار أكثرهم ملاءمة.
  4. التواصل والتفاوض مع الموردين الذين تمت الموافقة عليهم لتحديد السعر والشروط الأفضل. ويمكن هنا استخدام عروض الأسعار التنافسية أو المناقصات.
  5. توثيق الشروط والأسعار في عقد أو من خلال إصدار أمر شراء.
  6. متابعة المشتريات لضمان التسليم وفقا للشروط.
  7. استلام وتفحص المشتريات.
  8. مراجعة فاتورة المورد والموافقة عليها ومعالجتها وصولا إلى مرحلة الدفع.

المخاطر الشائعة في عمليات المشتريات

  1. وجود أخطاء في أوامر الشراء من حيث الكميات أو الأنواع أو الأسعار.
  2. إجراء عمليات شراء غير مرخصة.
  3. استغلال نظام المشتريات لمنافع شخصية أو لأغراض احتيالية.
  4. إجراء تعديلات غير مرخصة على حساب الذمم الدائنة.
  5. أخطاء في تسجيل المشتريات أو في التوقيت.
  6. إزدواجية المدفوعات للمشتريات .
  7. قبول بضائع أو خدمات غير مرخصة.
  8. عدم كفاية التوثيق والآثار التدقيقية.
  9. الفشل في تلبية احتياجات الشركة.

الضوابط الرقابية الشائعة في عمليات المشتريات

  1. استخدام أوامر شراء مرقمة مسبقا.
  2. وجود نظام ملائم لترخيص عمليات الشراء والموافقة عليها. المشتريات ذات القيمة العالية تتطلب الموافقة عليها وترخيصها من مستويات إدارية أعلى.
  3. وجود وظيفة منفصلة للاستلام تقوم بمطابقة المواد المستلمة مع أوامر الشراء قبل قبول الاستلام.
  4. فصل مناسب بين واجبات ترخيص أوامر الشراء، والاستلام، والدفع، وتحديث حسابات الذمم الدائنة.
  5. وجود سياسات وإجراءات شراء رسمية تأخذ في الحسبان مخاطر الاحتيال.
  6. يتم تفحص أداء وظيفة المشتريات دورياً لضمان الفعالية والكفاءة.
  7. وجود سياسة صارمة لضمان موضوعية موظفي الشراء.
  8. دفع أي فاتورة يتطلب مطابقة الفاتورة مع وثائق الاستلام وأمر الشراء.
  9. ملف أمر الشراء يتم إغلاقه مباشرة بعد الدفع لمنع الازدواجية في المدفوعات.
  10. الحفاظ على توثيق وإشراف كافيان.
اترك تعليقا