شاهد فى الموضوع
وظيفة المشتريات
هي عملية تحديد، والحصول على، البضائع والخدمات من مصادر خارجية. وتشمل عملية الشراء عادة الخطوات التالية:
- تحديد الاحتياجات من البضائع والخدمات من المصادر الخارجية.
- اتخاذ قرار الشراء أو التصنيع. وإذا كان القرار هو الشراء الاستمرار في الخطوات التالية.
- تحديد الموردين الذين يمكنهم تقديم المنتجات أو الخدمات، واختيار أكثرهم ملاءمة.
- التواصل والتفاوض مع الموردين الذين تمت الموافقة عليهم لتحديد السعر والشروط الأفضل. ويمكن هنا استخدام عروض الأسعار التنافسية أو المناقصات.
- توثيق الشروط والأسعار في عقد أو من خلال إصدار أمر شراء.
- متابعة المشتريات لضمان التسليم وفقا للشروط.
- استلام وتفحص المشتريات.
- مراجعة فاتورة المورد والموافقة عليها ومعالجتها وصولا إلى مرحلة الدفع.
المخاطر الشائعة في عمليات المشتريات
- وجود أخطاء في أوامر الشراء من حيث الكميات أو الأنواع أو الأسعار.
- إجراء عمليات شراء غير مرخصة.
- استغلال نظام المشتريات لمنافع شخصية أو لأغراض احتيالية.
- إجراء تعديلات غير مرخصة على حساب الذمم الدائنة.
- أخطاء في تسجيل المشتريات أو في التوقيت.
- إزدواجية المدفوعات للمشتريات .
- قبول بضائع أو خدمات غير مرخصة.
- عدم كفاية التوثيق والآثار التدقيقية.
- الفشل في تلبية احتياجات الشركة.
الضوابط الرقابية الشائعة في عمليات المشتريات
- استخدام أوامر شراء مرقمة مسبقا.
- وجود نظام ملائم لترخيص عمليات الشراء والموافقة عليها. المشتريات ذات القيمة العالية تتطلب الموافقة عليها وترخيصها من مستويات إدارية أعلى.
- وجود وظيفة منفصلة للاستلام تقوم بمطابقة المواد المستلمة مع أوامر الشراء قبل قبول الاستلام.
- فصل مناسب بين واجبات ترخيص أوامر الشراء، والاستلام، والدفع، وتحديث حسابات الذمم الدائنة.
- وجود سياسات وإجراءات شراء رسمية تأخذ في الحسبان مخاطر الاحتيال.
- يتم تفحص أداء وظيفة المشتريات دورياً لضمان الفعالية والكفاءة.
- وجود سياسة صارمة لضمان موضوعية موظفي الشراء.
- دفع أي فاتورة يتطلب مطابقة الفاتورة مع وثائق الاستلام وأمر الشراء.
- ملف أمر الشراء يتم إغلاقه مباشرة بعد الدفع لمنع الازدواجية في المدفوعات.
- الحفاظ على توثيق وإشراف كافيان.
